Overgang til fullelektronisk arkiv Prosedyre for avslutning av Koark-system.

Presentasjon om: "Overgang til fullelektronisk arkiv Prosedyre for avslutning av Koark-system."— Utskrift av presentasjonen:

1

2

3 Overgang til fullelektronisk arkiv
Prosedyre for avslutning av Koark-system

4 Den elektroniske hverdag
Vi skaper mer informasjon Informasjon tar ikke plass (fysisk) Et informasjonselement kan være tilgjengelig for mange på samme tid Vi har bedre verktøy for å finne frem i informasjon Vi har bedre muligheter for å sikre informasjon

5 Hvorfor kasserer vi arkivmateriale i dag?
Oppbevaring: Bygging, vedlikehold og drift av lokaler Behandling: Klargjøring (herunder ordning og katalogisering), transport og mottak, samt vedlikehold av materiale Gjenfinning: Jo mer omfattende materialet er, jo større krav stilles til gjenfinningssystemene for at de skal fungere effektivt

6 Hva står vi igjen med? Behandling: klargjøring (herunder ordning og katalogisering), transport og mottak, samt vedlikehold av materiale Behov for en metode som kan håndtere alle de ulike informasjonselementer (databaser, filstrukturer, ulike dokumenttyper/filtyper) på en ensartet måte. Den elektroniske hverdagen tilsier at vi ikke bør kassere Plassbehov/kostnad, fremfinningsverktøy, sikringsmuligheter Bør også tenke nytt mht. arkivavgrensning og bevaring av kontekstuell informasjon

7 Hva er elektronisk arkivmateriale?
Informasjon som er lagret elektronisk og som er … Unikt

8 Hvorfor bevare digitale arkiver?
Nedfelt i arkivlovens formålsparagraf et pålegg om å sikre arkivmateriale som har rettslig verdi, forvaltningsmessig verdi eller verdi for senere forskning. Fundamentalt krav i ett samfunn basert på rettsstatlige og demokratiske prinsipper at det offentlige ivaretar et grunnleggende dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom, samt plikten til å dokumentere handlinger overfor sine samfunnsmedlemmer. Uavgrenset av tid, og formålet er at samfunnsmedlemmene skal kunne hevde sine rettigheter og interesser i det samme tidsperspektivet. Offentlige organer har behov for effektiv tilgang til dokumentasjonen de har produsert innenfor et avgrenset men langsiktig tidsrom, bl.a. for å sikre en helhet og forutsigbarhet i saksbehandlingen.

9 1. Propretiære datasystemer
Data lagres tett integrert med den programvaren og maskinvaren som benyttes til å lese og skape informasjonen. Informasjonen er ikke tilgjengelig for lesing uten det systemet som har skapt den. I et langtidsperspektiv beror denne tilgangen på at leverandøren av informasjonen vedlikeholder systemet, men vanligvis kan vi kun forvente at slike systemer vedlikeholdes i korte tidsrom. Etter dette risikerer man at informasjonen går tapt dersom man ikke aktivt gjør informasjonen lesbar i et annet system.

10 2. Samfunnsmessig ressursutnyttelse
Kommuner og andre offentlige organer investerer store beløp i anskaffelse av maskin- og programvare for elektroniske behandling av informasjon i forvaltningssaker. Det investeres store menneskelige ressurser i arbeidet med registrering og bearbeidelse av informasjonen Dårlig ressursutnyttelse om vi i et langtidsperspektiv skulle gi avkall på disse investeringene i digital informasjon, og bare sitte igjen med papirversjoner.

11 3. Ressursbruk hos arkivskaper
Et aktivt og bevist arbeid med pensjonering av avsluttede datasystemer sparer ressurser i driftsorganisasjonen til arkivskaper. En systematisk pensjonering av avsluttede datasystemer som også tilbyr formidling av avlevert materiale vil kunne spare driftsorganisasjonen for en vesentlig del av denne ressursbruken.

12 Elektronisk avlevering
Informasjon fra et IKT-system fra en gitt tidsperiode, og denne informasjonen skal overføres til langtidsoppbevaring i IKA Møre og Romsdal depot. Data må trekkes ut og lagres slik at at kvaliteten på informasjonen blir så god som mulig i depotet. Regler og krav som arkiveieren må følge ved overleveringen av informasjonen til depotet. Informasjon som overleveres fra et datasystem til depotet i hht. disse reglene sies å være en elektronisk avlevering.

13 Hva skal avleveres? Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter (arkivsystemene innenfor Koark- og Noark-standardene). Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling - Klient-/pasientrettede IKT-systemer - Saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet (jfr. Noark-standarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling

14 Hvordan avlevere IKT-system?
Avlevering fra IKT-systemene baserer seg på en migrerings-strategi. Migrering vil si å flytte informasjonen i et IKT-system over på et annet format. IKT-systemene lagrer informasjonen på et databaseformat som er avhengig av hvilket databasesystem IKT-systemet bruker. Databaseformatet er et kodet format, og gjør at informasjonen ikke er lesbar uten at man har databasesystemet til å oversette den fra databaseformatet til lesbar tekst. Migreringen ved avleveringen består i at informasjonen flyttes fra databaseformatet til lesbar tekst på permanent basis. Dvs. at vi senere ikke trenger databasesystemet for å lese informasjonen i avleveringen. Dette skal være med å sikre at det skal være mulig for mennesker å lese informasjon rett ut av avleveringen uten spesielle hjelpemidler.

15 Hva er kommunens oppgave?
Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres. Fastsette når IKT-systemene skal avleveres Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon

16 Bevares for ettertiden
Hva skal bevares? Dokumentasjons verdi for ettertiden Informasjons verdi for ettertiden Unikt? Dokumenterer rettigheter for andre Unikt? Bevares inntil dokumentasjons Behovet opphører Bevares etter arkiv- skapers behov. Deretter kasseres Bevares for ettertiden

17 Migreringsmetoder Bevaring av elektronisk arkivinformasjon er basert på migrering som strategi, dvs at informasjonen skal gjøres uavhengig av de systemene de er skapt i, og at det som går tapt i denne migreringen skal dokumenteres vha. metadata. Generell metode for databaser og elektroniske register der data skal eksporteres ut som definerte tabelluttrekk i sekvensielle tekstfiler - en fil pr tabell, der uttrekket skal dokumenteres i en egen struktur- og innholdsbeskrivelse som skal medfølge avleveringen Egne avleveringsmetoder for systemer som er godkjent etter Noark-standard. Arkivlov og forskrift definerer videre de til en hver tid gyldige lagringsmedier og lagringsformat (fysisk medie f. eks. CD-R, lagring metode f. eks. tekst ISO :1987)

18 Produksjonsformat og arkivformat
Elektroniske dokumenter oppstår i et produksjons-format (som oftest et tekstbehandlingsformat) De fleste av disse formatene er proprietære (dvs. spesielle for dette ene systemet). Ved arkivering må det konverteres til et eller flere standardiserte formater - arkivformater Dette sikrer lesbarhet på fremtidige systemer. Konvertering kan skje fortløpende eller i samlede vendinger.

19 Arkivformatene i Noark-4
Tekstformat: - Ren tekst - ISO : SGML - ISO 8879: 1986, inkludert subset-formatene HTML og XML Grafikkformat: - TIFF - ISO 12639: 1998 Blandet tekst- og grafikkformat: - PDF

20 OAIS funksjonsmodell

21 OAIS informasjonspakker
Informasjonspakke er et konseptuelt begrep der innholdsinformasjon er koblet sammen med all den representasjonsinformasjon (metadata) som er nødvendig for bevaring og senere bruk av innholdsinformasjonen. SIP - Submission Information Package – heretter kalt leveranseinformasjonspakke AIP - Archival Information Package - heretter kalt arkivinformasjonspakke DIP - Dissemination Information Package – heretter kalt distribusjonsinformasjonspakke

22 SIP og AIP Leveranseinformasjonspakken (SIP) er den informasjonspakken som blir sendt til arkivet fra en arkivskaper når digital informasjon skal deponeres/avleveres. Formen og innholdet i denne informasjonspakken er generelt forhandlet frem mellom arkivdepotet og arkivskaperen. For offentlig sektor kan for eksempel Arkivlovens krav til avleveringsformater bestemme formen på en slik leveranse for eksempel et databaseuttrekk, mens en bevaringsvurdering gjort av depottjenesten eller arkivskaper vil kunne bestemme innholdet for eksempel hvilke tabeller som skal følge med. Arkivinformasjonspakker (AIP) er leveranseinformasjonspakker bearbeidet av arkivaren i avleveringsprosessen (Ingest) med tanke på langtidslagring. Bearbeiding foregår ved at det i tillegg til selve datainnholdet produseres et komplett sett med bevaringsbeskrivende informasjon (PDI). For AIP defineres det fire ulike grupper av bevaringsbeskrivende informasjon (PDI).

23 Bevaringsbeskrivende informasjon (PDI) anvendes på ulike abstraksjonsnivåer avhengig av det enkelte datasettet. OAIS definerer hva den bevaringsbeskrivende informasjonen skal inneholde. Referanseinformasjon (Reference information) Referanseinformasjon beskriver en eller flere identifikatorer, eller systemer av identifikatorer, som innholdet kan identifiseres etter. Dette kan eksempelvis være et ISBN-nummer til en bok, en intern eller ekstern arkiv identifikasjon, eller et sett av nøkkelverdier og referanseverdier i et databasebasert register.

24 Proveniensinformasjon (Provenance information) Proveniensinformasjon beskriver opphavet til innholdet, hvem som har hatt eierskap til innholdet siden det ble skapt, og historikken til innholdet inkludert prosesseringshistorikk etter avlevering. Kontekstinformasjon (Context information) Kontekstinformasjon beskriver hvordan innholdet kan relateres til annen informasjon utenfor informasjonsobjektet. Det kan eksempelvis være informasjon om hvorfor innholdet ble skapt, og det kan inkludere en beskrivelse av hvordan innholdet kan relateres til andre informasjonsobjekter som er arkivert i depotet. Stabilitetsinformasjon (Fixity information) Stabilitetsinformasjon pakker innholdet inn i et ”beskyttende skall”, og skal hindre udokumenterte endringer. Dette kan eksempelvis være resultat fra en CRC - Cyclic Redundancy Check. Hensikten med denne typen dokumentasjon er å sannsynliggjøre integritet og autentisitet ved å beskrive enhver endring som påføres innholdet i løpet av bevaringstiden

25 Når arkivdepotet får en forespørsel/bestilling, vil hele eller deler av en AIP bli transformert til en distribusjonsinformasjonspakke (DIP) og oversendt brukeren. En distribusjonspakke kan være identisk eller bare utgjøre deler av informasjonen i en AIP men den kan også inneholde informasjon fra flere AIP, dette beror på hva brukeren ber om innsyn i. Distribusjonsinformasjonspakken trenger nødvendigvis ikke fullstendig bevaringsbeskrivende informasjon (PDI). Oppsummeringsvis kan vi nå slå fast at en arkivinformasjonspakke kan beskrives som en konseptuell boks bestående av innholdsinformasjon og bevaringsbeskrivende informasjon som vist i figur

26 Depot for elektronisk arkivmateriale
Status og planer fremover

27 Depotkommunar Kr.sund Sandøy Norddal Sykkylven Smøla Volda Herøy
Ulstein Ørskog Sunndal Surnadal Skodje Stordal Sula Vanylven Nesset Rauma Averøy Hareid Fræna Stranda Giske Aure (Tustna) Eide Vestnes Sande Rindal Frei Haram Midsund Aukra Fylket Ørsta Gjemnes Molde Tingvoll Ålesund

28 Elektroniske arkiv Unique Sofie ODA Barnevern Kontor 2000
NIT Kontorsak DSS AS 400 Forum WinSak ePhorte

29 Status for elektronisk depot
Alle 37 kommuner er tilsluttet i IKA Møre og Romsdal, i tilllegg til fylkeskommunen. Representantskapsmøtet gikk enstemmig inn for å arbeide mot at elektronisk arkivering skal inlemmes/ være en del av alle medlemmers avtale med IKA. Alle som har deponerer vil motta en statusrapport Tilstand til materialet som er deponert

30 Innhenting av materiale
Samarkjøring av innkjøp, planlegging og innføring av ePhorte Et flertall skal arkivere Kontor 2000 / Oracle databaseplattform (fokus på eksport/uttrekk og migrering av disse) Orkide + Nesset og Fræna: 15 kommuner Søre Sunnmøre: 7 kommuner Parallelt eksport/uttrekk av andre kommuners sak-/arkivsystemer Fagsystemer kommer i tillegg Fokus på avlevering av avsluttede systemer

31 Noark 4 Prøveuttrekk fra Noark basen
Sikre at systemet produserer riktig uttrekk IKA kan gjennomføre kvalitetstest av uttrekket Periodiske avleveringer Arkivforskriften § 3-17 Må planlegges i samarbeid med depotet Skal også inneholde elektroniske dokumenter Avlevering og deponering

32 Prosjektet: openARMS System for å Kvalitetssikre data
Vedlikeholde data Tilgjengeliggjøre data openSource prosjekt Fritt tilgjengelig for alle Gratis

33 Hvordan avlevere elektronisk arkivmateriale
Kommunen må; Melde fra til IKA om systemer som er tatt ut av drift Melde fra til IKA om systemer som planlegges å tas ut av drift eventuelt oppgraderes IKA kan bistå kommunen med; Bevaringsvurdering av innhold i systemet Gjennomføring av arkivuttrekk fra systemet Lage struktur og innholdsbeskrivelser av uttrekket

34 Hvorfor avlevere elektronisk informasjon?
Lovpålagt å bevare informasjon uavhengig av medium det blir skapt eller oppbevart på Sikre at dataene er tilgjengelig i fremtiden Kommunen kan kassere gamle systemer Besparelser knyttet til vedlikehold av data

35 Hvordan avlevere elektronisk informasjon?
Kommunen er ansvarlig for Å melde fra når informasjon skal bevares Å ha kontroll på innhold i egne systemer Å ha kontroll på tilgang/passord/bruker og kontoinformasjon på disse systemene At data er i henhold til spesifikasjoner Å rette eventuelle feil i avleveringer IKA er ansvarlig for Å kvalitetssikre avleveringer Å vedlikeholde data Å tilgjengeliggjøre informasjon IKA er behjelpelig i hele prosessen