Korpsdrift Hvorfor? Hva? Hvordan? Når? Medlemssystem Arkiver

Presentasjon om: "Korpsdrift Hvorfor? Hva? Hvordan? Når? Medlemssystem Arkiver"— Utskrift av presentasjonen:

1 Korpsdrift Hvorfor? Hva? Hvordan? Når? Medlemssystem Arkiver
Planlegging Økonomi Støtteordninger Hvordan? Når?

2 Hvorfor lage en ny løsning?

3 Utfordringer med dagens løsning
Gammel løsning basert på gammel teknologi – lite kompatibel Fokusert på NMFs behov, ikke på de oppgavene som korpsene skal løse Tungt grensesnitt Treig respons

4 Fokus i ny løsning Støtte alle større nettlesere Enkelt å bruke
Teknologiplattform som ikke blir utdatert med det første Støtte korpsenes behov bedre

5 Hva inneholder den nye løsningen?

6 Vi ønsker å gjøre ganske mye…
Registrere og vedlikeholde personer Registrere og vedlikeholde roller Registrere og vedlikeholde enhetsinformasjon Vedlikeholde informasjon om eget korps Endre min kontaktinformasjon Melding om uriktige opplysninger for et medlem/rolle Min side Personliste for ett korps Registrere og vedlikeholde firma Endre passord Koble barn og foresatte Styrerom Opprette og endre kommite Startside for en kommite Besetningsliste Registrere instrumenter Registrere notesett Registrere uniformer Registrere Rekvisita Registrere dokumenter Liste over Instrumenter for et korps Liste over Notesett for et korps Liste over Uniformer for et korps Liste over Rekvisita for et korps Liste over Dokumenter for et korps Registrere instrumenttyper Registrere reparasjoner av instrument Liste over instrumenter som garantien snart går ut på Generering av skademelding Instrumenthistorikk Skadehistorikk Registrere prosjekt for et korps Registrere prosjekt for NMF Registrere aktivitet Registrere oppgave Generere saksliste Registrere referat Øvingplan for en enhet Liste over prosjekter Liste over aktiviteter Liste over oppgaver Referatrapport Aktivitetsplan for en enhet Registrere målgruppe Liste (plan) over alle aktiviteter og oppgaver for et prosjekt Registrere og endre påmeldinger av et korps Påmelding av en deltaker til en aktivitet Påmelding av flere deltaker til et arrangement Liste over påmeldte deltakere Registrere stykker for en konsert (program) Liste til Tono over stykker på en konsert (program) Generere oppgave om innsending av deltakerliste Registrere øvinger Fremmøteprotokoll Avmelding per SMS Registrere deltakelse på mange aktiviter for et medlem Registrere opsjoner for en aktivitet Utsending av epost til medlemmer Utsending av sms til medlemmer Utsending av nyhetsbrev Infoside for en enhet Registrere kontoplan Registrere artikler Registrere ordre Generere faktura Registrere bilag Registrere budsjett Liste over kontoplan Liste over artikler Bilagsoversikt Fakturaliste Ordreliste Registrere og vedlikeholde regnskapsprosjekt Legge til egne konti for en enhet Liste over ikke¬kryssede posteringer Generere ordrer for arrangement (aktivitet med deltakere) Endre en ordre Resultatrapport Reskontro Balanserapport Søke om frifond kategori B Søke om instrumentfond Søke om drømkonsert VO midler Rapportering av bruk av drøm¬konsert Rapportering av bruk av frifondsmidler kategori B Rapportering av bruk av instrumentfondsmidler Oversikt over VO tiltak Saksbehandling ¬drøm konsert Saksbehandling instrumentfond Saksbehandling frifond kategori A Saksbehandling frifond kategori B Årsrapport til NMF

7 Medlemssystem Korpset kan definere egne medlemskategorier og dermed ha oversikt over frivillige, støttemedlemmer o.l. Støtte for å registrere foresatte Innmelding gjør personen selv/foresatt og korpset godkjenner

8 Hva betyr dette? Frihet til å definere selv Enklere innmeldinger
Ikke noe ventetid mellom innmelding og listen Alle relasjoner kan tas vare på Kompetanse og ressurser lagres Personer er kjernen i databasen Egendefinerte kontingentsatser Fleksibelt komitesystem

9 Hva må vi tenke på? Tenk på hvilke medlemstyper dere ønsker å benytte og hvilken mapping de skal ha Hvem ønsker dere å registrere som IKKE ligger som medlemmer pr i dag Hvilke komiteer ønsker dere å holde styr på i denne løsningen

10 Arkiver Instrumentarkiv med kontroll på hvilke instrumenter korpset har, om det er utdelt og til hvem, verdi, reparasjoner og skademeldinger Notearkiv med kobling til sentralt notearkiv og vurderinger Uniform/rekvisitaarkiv Full kontroll på hvem som har hva, verdier i korpset og hva som er på lager

11 Hva betyr dette? Alle korpset eiendeler kan behandles
Verdier i korpset er det kontroll på, nyttig spesielt ved lagerskade og forsikring Oversikt over historikk på utlån Støtte for utlån også utenfor korpset Egen arbeidsprosess for skademelding på eiendeler Notearkiv med felles registre, slipper å registrere inn alle opplysninger På sikt også lagring av scannede noter

12 Hva må vi tenke på? Det viktigste å legge inn er instrumentene og koble de til musikantene Vil nok bli en gradvis innlegging av opplysninger, tenk gjennom hva som passer når Det er mulig å velge litt hvor mye en skal lagre om ulike objekter, ha et forhold til det Skal ALT legges inn?

13 Økonomi Budsjett og regnskapsløsning
Fakturering via epost, med KID og innlesing via NMFs avtaler Fakturere korpskontingent direkte, fakturere aktivitetsregning ved påmelding, automatisk purring. Standard kontoplan for korps

14 Hva betyr dette? Jobben til kassereren skal bli betydelig enklere
Kan fakturere rett fra systemet, fakturaer går ut via epost. Innbetalinger kommer rett inn Også mulig med egne prosjektregnskap Full reskontroføring, men enkle bilder Noen manuelle registreringer vil det nok bli, samt kryssing manuelt Sette opp purretidspunkt, purre automatisk

15 Hva betyr dette forts. Fakturer påmeldinger til ulike arrangementer
Også mulig med depositum og avregning i forhold til det ved endelig fakturering Fakturering og KID er et punkt det er tilknyttet kostnader for korpset ved bruk Felles kontoplan og nøkkeltall gir bedre politiske verktøy Enklere mva rapportering

16 Hva må vi tenke på? Løsningen er basert på at regnskapet følger kalenderåret De korpsene med avvikende regnskapsår bør endre, eventuelt vil det være mulig å bruke deler av løsningen Felles kontoplan kan bety en del endringer i føringen i forhold til i dag

17 Planlegging/påmelding
Kan planlegge alle typer aktiviteter og arrangement Mulighet for å tildele oppgaver og aktiviteter Kan ha påmelding til aktiviteter, både lukket og åpen påmelding Sette opp øvingsplan med repetering, planen vises i medlemmenes profiler

18 Hva betyr dette? Medlemmene vet hvor og når de skal møte
Enkelt i ettertid å vite hvilke instruktører korpset har benyttet og hvor mye Fremmøteregistrering Planlegge arrangementer, medlemmer kan melde seg på. Eventuelt helt åpne arrangementer som også kan ha eksterne deltakere

19 Hva må vi tenke på? Denne modulen vil først bli ferdig sommeren 2012
Vil også utvikles gradvis, begynner med å støtte øvinger og enkle arrangementer Skal etter hvert kunne brukes på store festivaler o.l.

20 Støtteordninger Enda enklere å søke støtte
Flere kontroller ved utfylling slik at en slipper å få søknader i retur Elektronisk saksbehandlingssystem som til en hver tid viser status for innsendte søknader

21 Hva betyr dette? Korpset får bare opp de støtteordningene som de KAN søke på Etter utfylling vil søknaden være korrekt, slipper å få den i retur grunnet mangler Enklere saksbehandling betyr raskere tildeling Se historikk på tilskudd VO rapportering ved hjelp av øvingsplan og fremmøteregistrering

22 Hva må vi tenke på? Dersom VO rapporteringen skal gå så enkelt som mulig, må en legge inn øvelsene i planen, tilknyttet en fagplan Så må det føres fremmøte for hver øvelse

23 En første kikk! Har hatt en testperiode, her vises en del skjermbilder fra løsningen

24 Startbilde med søk/utvalg

25 Korpsopplysninger

26 Sentrale opplysninger

27 Komiteer

28 Fakturaer

29 360° personbilde

30 Personalia

31 Stikkord på andre muligheter
SMS Oppgaver Rapporter/statistikk Rettigheter Årsrapport Yrkesskade Tono Adm gebyr og SMS Struktur foresatte Komiterom Sted for aktivitet Kalender og nivå Bedrifter

32 Hva er veien videre?

33 Tidsplan Januar 2011 – Ferdig alle kravspec’er
Sommeren 2011 – Ferdig utvikling Høsten 2011 – Teste løsningen både mot kravspec og ut til pilotkorps Januar 2012 – Løsning fase 1 tilgjengelig for alle korps

34 Fase 1? Vil i første runde prioritere medlemssystemet, arkivene, støtteordningene og økonomimodulen. Noe funksjonalitet vil tas i fase 2 samtidig som det nok vil være en del endringer basert på tilbakemeldinger fra korpsene. Også noe funksjonalitet i de prioriterte modulene som implementeres gradvis

35 Så hva VIL være klart i januar?
Medlemsregisteret slik det ligger i dag med nye muligheter Budsjett/regnskapsløsningen bortsett fra det som omhandler prosjekt/arrangement Alle arkivene (noter, instrumenter osv) Selvhjelpsløsningen

36 Spørsmål? Ta det nå eller