Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO

Presentasjon om: "Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO"— Utskrift av presentasjonen:

1 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO
Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig leder i FOT

2 Daglig leder i FOT 2 års prosjektstilling som startet 1. juni 2012
Integrasjoner Rett i mappa Nytt prosjekt er integrasjoner av IOPer til sakarkiv

3 FOT-samarbeidet – overordnet mål
Bedre tjenester for våre innbyggere Bedre løsninger for våre brukere Kostnadseffektive løsninger Produktivt og kostnadseffektivt samarbeid

4 FOT-fylkene Finnmark fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune
Sør-Trøndelag fylkeskommune Oppland fylkeskommune Vestfold fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune

5 Bakgrunn FOT-samarbeidet
Starte som et samarbeid i 2008 mellom 6 fylkeskommuner om felles kravspesifikasjon for sakarkiv systemet P360 – en fylkesoptimal løsning Utvikle integrasjoner sammen for å Journalføre arkivverdige elevdokumenter Bedre kvalitet og gjenfinning Spare kostnader på utvikling og testing

6 Prioriterte områder i FOT-avtalen
Optimal anvendelse og utnyttelse av funksjonalitet i eksisterende løsning Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Informasjonsdeling ved å gjøre dokumenter tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere Løsningens funksjonalitet og utforming

7 Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer
Hovedmålet med prosjektet er å utvikle og produksjons-sette en integrasjon fra BizTalk mot sakarkivsystem BizTalk-integrasjonsløsning henter data fra et eller flere fagsystemer Løsningen gjøre arkiveringsprosessen mer kostnadseffektiv med nødvendig kvalitet og sikkerhet på dataoverføringen. Det er store mengder dokumenter som i dag arkiveres med manuelle rutiner, og gevinstpotensialet er følgelig stort med en automatisert integrasjon

8 fortsetter…. Prosjektet har utviklet en løsning som rendyrker konseptet med bruk av BizTalk og WebService mot alle fagsystemer. Det det er utviklet en generell modul (Importsenter) i arkivsystemet P360 som tilbyr en WCF-Service. Denne skal kunne ta imot data for arkivering fra et antall fagsystemer og aggere med logikk tilpasset for hvert enkelt avgivende fagsystem.

9 Arkitekturprinsipp Fagsystem Bestilling/krav til leverandør
WS som trekker data ut av fagsystem og kan avleverer data til BT. Ta i mot data. SOA – BizTalk løsning Så generisk at den med få tilpasninger kan hente data fra nye fagsystem Sakarkiv løsning Importsenter som parametersettes av kunde ved ny integrasjon

10 Løsningen Fagsystem Web service BizTalk P360 WS

11 Ny BizTalk modell

12 WS WS WS SOA (Biztalk) WS WS Importsentret FOT-P360
Fagsystem 3 (Extens) Fagsystem 2 (Vigo) Fagsystem 4 (Skolearena) WS WS WS Fagsystem 1 SOA (Biztalk) Fagsystem 5 (Its Learning) WS WS Importsentret FOT-P360

13 Hva er Rett i mappa Integrasjon fra Extens, Skolearena, SATS og etter hvert IT’sLearning tilP360. Hvilke dokumenter er det som overføres fra fagsystemene til sakarkivsystemet i Rett i mappa prosjektet? Varsel Karakterutskrift Vitnemål

14 Hvordan skjer dokumentfangsten?

15 Gevinster – rett i mappa
Bedre kvalitet og service. Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. Besparelser (gevinst/nytteverdi) For elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år varsler og kompetansebevis. Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument ved manuell håndtering For dokumenter blir det timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.

16 Dokumentasjon av løsningen
VIGO integrasjon Kravspesifikasjon Designdokument Testdokumentasjon Dokumentasjon av løsningen

17 Funksjonell kravspesifikasjon fra Vigo til sakarkivsystemets elevmappe
Dokument / hendelse Dokumenttittel Søknad på særskilt grunnlag Søknad om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram Svar på søknad på særskilt grunnlag Vedtak om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram Søknad om vg-opplæring / Søknad om videregående opplæring Søknaden som ligger til grunn for selve inntaket Søknadsønske ved inntakstidspunktet Fellesinntak vedtak om inntak Vedtak om inntak Elevens svar på inntaket Svar på inntak

18 Teknisk kravspesifikasjon
IKT-Strategi Retningslinjer for integrasjoner i STFK

19 Design dokument Use case Beskrivelse Resultat UC01
Automatisk overføring av alle avgangselever fra grunnskolen i desember til Vigo etter at nytt skoleår er opprettet og søkernes navn og adresse har vært vasket mot folkeregisteret. Metadata blir sendt neste gang HentdataForArkivering kalles fra BizTalk-løsningen. Deretter vil LagreStatusArkiverteData kalles for å oppdatere status i fagsystemet. Status (overført arkiv eller ikke overført til arkiv) skal også vises i brukergrensesnitt i fagsystemet. Data som er overført til P360 skal ikke taes med ved neste kall av HentDataForArkivering. Data som ikke er overført til P360 skal manuelt fra brukergrensesnittet kunne forsøkes overføres igjen. UC02 Brukstilfelle: Inntaksadresse endres i Vigo Søker eller saksbehandler endrer søkers inntaksadresse (Gate, postnr, kommune) Ved hemmelig adresse i Vigo skal dette erstattes med: Gateadresse: Inntakskontoret Posnummer: 7004 Poststed: Trondheim. Adresse endres i P360. Evt hemmelig adresse erstattes med adresse til inntakskontor.

20 Test dokumentasjon 2.2.6 Søknad om vg- opplæring - fellesinntak
ID Test (Beskrivelse av hva som testes) Aksjoner & Input Data (Beskrivelse av hvordan testen utføres og med hvilken input) Forventet resultat Oppnådd resultat Aksjoner Godkjent (navn og dato) 2.2.6 Søknad om vg- opplæring - fellesinntak Søknaden om inntak (fellesinntaket) kan overføres til P360 etter 1. mars. Kvitteringsbildet (vedlegg 3) skal over i P360 som PDF/A. Søknad blir hoveddokument og kvitteringsbildet vedlegg Her blir det bare ett dokument – og det er kvitteringsbildet. Elevmappe finnes Kontakt verken opprettes eller oppdateres Dokument overføres og arkiveres Status oppdateres i Vigo Det er kvitteringsbildet som kommer over i P360 og det er godkjent Overføres 2. mars Tittel på dokument i P360 endres fra «Søknad» til «Vigosøknad skoleåret /2014» Tittel endres hvert år. OK

21 Hvorfor integrere Manuell overføring er lite effektivt og en stor feilkilde. Derfor er det nødvendig med integrasjoner for å effektivisere dataoverføringer og å fjerne feilkildene.

22 Gave til brukerne

23 Gevinster – Integrasjon mot Vigo
Bedre kvalitet og service. Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. Besparelser (gevinst/nytteverdi) I forbindelse med opptak av elever genereres det ca til transaksjoner i Sør-Trøndelag Beregnet arbeidstid min 10 min pr. dokument i manuell håndtering For transaksjoner blir det med beregnet manuell arbeidstid på 10 min pr transaksjon i overkant av 8 årsverk. Hvis ett årsverk utgjør kr så er gevinsten ca 4.5 mill i året Gjenfinning av dokumenter Avverge mulige rettsaker