Implementering av KS i en organisasjon

Presentasjon om: "Implementering av KS i en organisasjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 Implementering av KS i en organisasjon
Nils Rui, seniorkonsulent, Høgskolen i Gjøvik

2 Rolle i forhold til HiGs KS
Prosjektleder mars 2003 NOKUT akkreditering i august 2004 KS-koordinator fra september 2004 Legg til Lærer i ungdomsskolen i 10 år, ansatt ved Høgskolen i Hedmark i 11 år og ansatt i datafirma i 3 år Nils Rui om implementering av KS

3 Nils Rui om implementering av KS
Bestilling fra Ivar Hvordan utvikle et system som dekker kravene? Hva er viktig å tenke på for å få med lærerne i arbeidet? Hvordan sikre at studenter og lærere forholder seg til systemet? Hvordan kan et godt KS lette arbeidet for lærerne? Hva er HiGs erfaringer med bruk av støttesystem/plattform? Ingen tilleggskommentarer Nils Rui om implementering av KS

4 Nils Rui om implementering av KS
Min gjennomgang Prosjektfase Drift Akkrediteringsprosess Svar på bestilling Si litt om at for HiG kom akkreditering før drift i 2004, men at vi nå er inne i en ny evalueringsprosess i forhold til hvordan/om vi bruker systemet Nils Rui om implementering av KS

5 Prosjektfase – Organisering
Utvikling av KS organiseres som et prosjekt (PLP) Prosjekteier Prosjektansvarlig Prosjektleder Prosjektplan Referansegruppe (husk studentorganisasjonen) Forklar at PLP står for en bestemt utprøvet metodikk for å håndtere prosjekter i en organisasjon som reduserer sannsynligheten for å seile på skjær i sjøen Klikk til PLP anbefal prosjekt fordi det skaper ryddighet rundt prosessen – trenger ikke å være en organisasjon av HiGs størrelse for å gjøre det Forklar ill Nils Rui om implementering av KS

6 Prosjektfase – Premisser (HiG)
Ett felles KS Fokus på studieprogram Utvikling framfor kontroll Dialog framfor skjema-/dataløsninger Alle ansatte og studenter skal se det samme Mål for KS relatert til kriteriene KS et middel for å nå strategiske mål Eksempel viser overordnede premisser for KS – Det ser jeg på som nødvendige avklaringer FELLES KS – to forskjellige kulturer (ing/sykepleie – selv om begge er profesjonsutdanninger) Vi SKAL likevel ha ett system Studieprogram (det vi tar opp til – emne er byggesteinene – karakter på vitnemål) definerte vi som ”produksjonsprosess” Læringsutbytte er ”produktet” Uvikling famfor kontroll – ikke kommenter ytterligere Dialog: Dialogpunkter – Kvalitetsseminar – Studieprogramutviklingsmøte – Fagutviklingsmøte – Undervisningsevaluering – Dialog /studentmedvirkning betyr ikke at ”kunden har alltid rett” – dette er mer forhandlingssituasjon Vi har 6 kriterier – har etablert 6 målformuleringer med et knippe kvalitetsindikatorer til hvert av disse Strategiplan overordnet KS - et tiltak for å nå strategiske mål Nils Rui om implementering av KS

7 Prosjektfase - Analyse
Les oppgaveteksten Definere ”verdikjeden(e)” Skaffe oversikt over hvilke gjeldende praksis Etablere et (Årshjul) der de viktige prosessene er ”timet og tilrettelagt” i forhold til hverandre Kvalitetsaspekter som skal fokuseres (program-, studie-, læringsmiljø-, styringskvalitet Vis eksempel på ”oppgaveforståelse” Vis verdikjede – tror dette er parallelt til Fagskolenes virkelighet Vis årshjul – som et eksempel fra HiG Viktig moment for oss, som har klargjort ansvarsfordeling/mandat mellom utvalg Nils Rui om implementering av KS

8 Prosjektfase - Utvikling
Formuler mål for KS Definer rapporterings”regime” (se mål) Gjør beste praksis til allmenne rutiner Definere roller med ansvar og tidsfrister (jf årshjul) Definer informasjonsflyt Bruk referansegruppen for løpende utsjekk Foreta utsjekk i ledergruppen La målene følge de 6 kriteriene – gjør dem målbare, slik at dere seinere kan si noe kvantitativt og kvalitativt om måloppnåelse når det rapporteres Ta et kort sidestep til informasjonsflyt og forklar kort – dette er på en måte HiGs KS komprimert til en side Viktig at prosjektleder sørger for utsjekk i referansegruppe, slik at en ikke durer i vei med noe som er überkreativt Nils Rui om implementering av KS

9 Nils Rui om implementering av KS
Beslutning om KS Styret vedtar Kvalitetssystemets rammebeskrivelse Definer KS-eierskap (faglig!) KS-koordinator (viderefør prosjektleder) Rutiner for revisjon Styret vedtar en rammebeskrivelse – ikke alle detaljer (prosedyre-/prosessbeskrivelser) Slå fast faglig eierskap KS oppfølging og utvikling må forvaltes av ”Faglig linje” Nils Rui om implementering av KS

10 Nils Rui om implementering av KS
Driftsfase Ledere må engasjere seg og følge opp / kontrollere at rutiner gjennomføres, og gi tilbakemelding! Regelmessige oppfølgingsmøter med rolleinnehavere Informasjon/dialog med ansatte og studenter Juster vekk det som er overflødig – gjør KS dynamisk, ikke statisk Ledere må markere at KS er viktig (bruk i lokale lønnforhandlinger) KS trenger påtrykk – JF HiGs KS-eier (prorektor) og KS-koordinator (adm/Nils) Nils Rui om implementering av KS

11 Akkrediteringsprosess
Tilrettelegg optimalt for komiteen Organiser og hold god kontroll på møteflyt Sørg for at ansatte og studenter som møter til intervju kjenner til tema på forhånd Ærlighet varer lengst Nils Rui om implementering av KS

12 Hvordan utvikle et system som dekker kravene?
Prioriter å fokusere på kriteriene (les oppgaveteksten) – ikke lag ”komplett system som dekker alt” i første fase Klargjør ha som skal være din organisasjons viktigste prinsipper for KS (jf dialog, utvikling, felles for alle enheter, studieprogram som ”produktenhet”, kvalitetsaspekter) Nils Rui om implementering av KS

13 Hva er viktig å tenke på for å få med lærerne i arbeidet?
Ledere må engasjere seg, kreve, følge opp og gi tilbakemelding Bygge på eksisterende, fornuftige rutiner Definere rollene tydelig - uten overlapp Gjennomfør jevnlige møter med roller – hold KS varmt Si litt om rollebegrepet: Studieprogramansvarlig, Kullkoordinator, emneansvarlig, studenttili Nils Rui om implementering av KS

14 Hvordan sikre at studenter og lærere forholder seg til systemet?
Ledelsen må ta systemet på alvor Å utvikle en felles KS-kultur tar tid og krever ”påtrykk” Opplæring/informasjon og innføring – ikke glem de nye ansatte og studenttillitsvalgte Engasjer studentorganisasjonen Studentene må oppleve at deres initiativ følges opp Nils Rui om implementering av KS

15 Hvordan kan et godt KS lette arbeidet for lærerne?
Oversikt og timing av prosesser fra bunn til topp i organisasjonen Klare forventninger fra ledelsen Felles begrepsapparat og definisjoner Klare ”kontrakter” mellom studentene og de ansatte KS bidrar til struktur, forutsigbarhet og konsistens Nils Rui om implementering av KS

16 Hva er HiGs erfaringer med bruk av støttesystem/plattform?
Startet med EQS spesialsystem Bruk LMS Fronter / Its Learning .. Studentene og de ansatte er kjent med platformen Innfører ikke nye datasystem å forholde seg til Økonomisk gunstig fordi en utnytter eksisterende lisenser LMS dekker 96 % av behov for funksjonalitet Klikk til Fronter etter gjennomgang av momentene – vis kort bygget opp – rollefokus – si litt om verktøy: Arkiv Læringssti Innleveringsmapper Prøve Nyhet Forum Nils Rui om implementering av KS

17 Nils Rui om implementering av KS
Lykke til! Kvalitetssystemet er faglig – ikke administrativt begrunnet Kvalitetssystemet sitter mellom øra – ikke i mellom permer Kulturbygging tar tid – det er lov å justere kurs, men ikke å snu eller å grave seg ned Legg lista passe høyt (T: / M: ) Nils Rui om implementering av KS

18 Prosjektorganisering
Styret beslutter Drift Nils Rui om implementering av KS

19 Nils Rui om implementering av KS
Årshjul Nils Rui om implementering av KS

20 Nils Rui om implementering av KS
Dialogpunkter Nils Rui om implementering av KS

21 Nils Rui om implementering av KS
Verdikjede Nils Rui om implementering av KS

22 Nils Rui om implementering av KS
”Oppgaveteksten” Nils Rui om implementering av KS

23 Rapporteringsregime (eksempel)
Hovedmål: HiG vil utvikle et helhetlig læringsmiljø av høg kvalitet som er attraktivt for studenter, eksterne brukere, ansatte og samfunnet for øvrig. Her gis en kvalitativ og helhetlig vurdering i forhold til resultat på delmålenes styringsparametere. Delmål: KS skal fremme en kultur med et bredt engasjement for kvalitetsutvikling, preget av dialog og toleranse Kvalitetsindikator for Mål 1 Målt ved Når Oppslutning om kvalitetsseminar Telling: Antall ansatte/ Antall studenter T3 Gjennomføringsgrad studieprogramutviklingsmøte Telling: hvilke studieprogram som har rapportert i KS (Fronter) T2 Gjennomføringsgrad fagutviklingsmøte Telling: Hvilke studieprogram/kull som har rapportert i KS Gjennomføringsgrad av undervisningsevaluering Telling: Antall rapporter - nevner er antall ansatte med undervisningsoppgaver T1,T2,T3 Nils Rui om implementering av KS