Oppfølging! Å lykkes med prosjekter handler om fokus på tre forhold..

Presentasjon om: "Oppfølging! Å lykkes med prosjekter handler om fokus på tre forhold.."— Utskrift av presentasjonen:

1 Oppfølging! Å lykkes med prosjekter handler om fokus på tre forhold..
Harald Romstad ØSIR

2 Praktisk Prosjektoppfølging
Steg for steg Harald Romstad ØSIR

3 Prosjektoppfølging – 5 steg
Innhente prosjektstatus (Tid-Ressurs-Resultat) Sammenligne prosjektstatus med prosjektavtale og identifisere/kvantifisere avvik Identifisere korrektive tiltak der avvikene medfører vesentlige konsekvenser Oppdatere prosjektavtale med korrektive tiltak? Bare ved revisjon Mindre endringer skal ikke medføre endringer i prosjektavtalen Kommunisere oppdatert prosjektplan Harald Romstad ØSIR

4 1. Innhente prosjektstatus
Rapporteringen bør.. kunne gjøres raskt og enkelt være relevant i forhold til prosjektets fokus (Tid-Ressurs-Resultat) bestå av pålitelige data gjøres regelmessig og på samme form Harald Romstad ØSIR

5 1. Innhente prosjektstatus
Rapporten skal si noe om.. Hva har skjedd hittil? Hva er situasjonen nå? Hva vil skje framover? ..i forhold til planen (prosjektavtale) Helt sentralt! ”Vil vi nå prosjektmålet?” Prosjektleders commitment Harald Romstad ØSIR

6 1. Innhente prosjektstatus
Hva kan rapporteres/kvantifiseres? Tidsbruk Ressursbruk Framdrift Økonomi Resultat/Kvalitet ..med avvik pr. statusdato og prognose pr. sluttdato Harald Romstad ØSIR

7 1. Innhente prosjektstatus
Kvantifisering av Tidsbruk: Faktisk passerte milepæler mot milepælsplanen gir indikasjon på tidsavvik Bruk av s-kurve teknikk og vurdering av kritisk linje vha prosjektverktøy gir en mer nøyaktig kvantifisering av avvik og prognose for prosjektslutt Harald Romstad ØSIR

8 Kritisk linje og slakk B(5) E(5) F(6) A(3) C(3) D(9)
Harald Romstad ØSIR

9 1. Innhente prosjektstatus
Kvantifisering av Ressursbruk: Faktisk timebruk og estimert gjenstående timeverk pr. hovedaktivitet Sammenlignet med planlagt timeestimat gir dette avvik i ressursbruk Må sees i sammenheng med faktisk framdrift Viktig i multiprosjektmiljø! Harald Romstad ØSIR

10 1. Innhente prosjektstatus
Kvantifisering av Framdrift: Ferdiggrad % pr. aktivitet som er vektet etter omfang (f.eks. planlagt timeverk) Mest mulig objektiv framdriftsmåling er viktig (dvs vurdering av ferdiggrad %) S-kurve gir godt grunnlag for framdriftsanalyse Harald Romstad ØSIR

11 1. Innhente prosjektstatus
Kvantifisering av Økonomi: Påløpte kostnader og prognose for gjenstående kostnader pr hovedaktivitet Må sees i sammenheng med faktisk framdrift Harald Romstad ØSIR

12 1. Innhente prosjektstatus
Oppfølging av Resultat/Kvalitet: Vurdere faktiske delleveranser opp mot spesifiserte delmål/milepæler Vurdere muligheten for å levere iht. spesifisert prosjektmål (prognose) Harald Romstad ØSIR

13 Mal for statusrapport Forsiden Harald Romstad ØSIR

14 Mal for statusrapport Selve rapporten Harald Romstad ØSIR

15 2. Identifisere avvik Prosjektstatus sammenlignes med prosjektplan
Avvik kvantifiseres Det gjøres en vurdering av hvilke konsekvenser avvikene vil medføre Negative avvik korrigeres! Positive avvik utnyttes! Harald Romstad ØSIR

16 Avviksanalyse vha. S-kurve
Timer Planlagt timebruk Virkelig timebruk Planavvik Kostnadsavvik Framdriftsavvik Opptjent timeverk Tid Harald Romstad ØSIR

17 2. Identifisere avvik Vurdering av konsekvens ved avvik
Beslutningsprosess Medfører ikke vesentlig endring i milepæler, ressursavtaler, budsjett, risiko eller prosjektmål PL beslutter endringer som iverksettes i prosjektgruppa. Detaljplaner oppdateres. Medfører vesentlig endring i milepæler og risiko, men ikke tid-/budsjett-/ressursrammer eller prosjektmål PA (og evt. SG) beslutter endringer basert på statusrapport med forslag fra PL. Prosjektavtale kan revideres. Medfører vesentlig endring i tid-/budsjett-/ressursrammer eller prosjektmål PA initierer beslutningspunkt med rapport til OG/PE som beslutter endringer. Prosjektoppdrag bør revideres. Prosjektavtale revideres! Harald Romstad ØSIR

18 3. Korrektive tiltak Mulige tiltak: Øke ressursinnsatsen
Øke ressursintensiteten Redusere krav til resultat Gjøre ting annerledes (smartere..) Harald Romstad ØSIR

19 4. Oppdatere prosjektavtale?
Prosjektavtalen oppdateres med prosjektstatus og tiltak Ved store avvik Revideres ikke hvis endringene kan håndteres av PL Det legges en ny plan for hvordan man skal nå prosjektmålet Revidert prosjektavtale utarbeides av PL og godkjennes av PA Endring innenfor rammene av prosjektavtalen vedtas av PL, endring utenfor rammene vedtas av PA (evt oppdragsigver) Harald Romstad ØSIR

20 5. Kommunisere ny plan Revidert plan kommuniseres til deltakerne i prosjektet! God tilbakemelding motiverer og gir mening med rapporteringen! Harald Romstad ØSIR

21 Prosjektoppfølging - Klassiske feil
Man forstår ikke hensikten med oppfølging Planen er ikke tilrettelagt for oppfølging Prosjektleder mangler formell myndighet Det er ingen formalisert kommunikasjon mellom prosjektleder og medarbeidere Feil fokus i oppfølgingen Fokus må være forbedring og motivasjon Harald Romstad ØSIR

22 Viktige forutsetninger
Aktiviteter med innhold, tids-/ressursrammer og evt. forutsetninger er definert (ref. prosjektplanlegging) Ansvar for aktiviteter er klart definert og akseptert. Viktig med grundig gjennomgang og aktiv aksept. Harald Romstad ØSIR

23 Oppfølgingskultur Skape en kultur med proaktive medarbeidere som selv tar initiativ til å rette opp avvik! Harald Romstad ØSIR

24 Oppfølgingsmøte Før møte I møte Etter møte
Den enkelte gjør opp status på egne aktiviteter og foreslår tiltak ved avvik. I møte Den enkelte presenterer status på sine aktiviteter med fokus på avvik. Tiltak ved avvik diskuteres og bestemmes. Møtet evalueres. Etter møte Tiltak gjennomføres! Harald Romstad ØSIR

25 Oppfølgingsfokus Tidshorisont: 1-3 mnd Hyppighet: Hver 14. dag
Møtetid: min (ved 5-10 personer) Harald Romstad ØSIR

26 Oppfølgingsfokus et arrangement
Før arrangementet: Tidshorisont: 6 mnd Hyppighet: Hver 14. dag etter hver hvert 7 dag. Møtetid: 60 – 90 min etter hvert 45 – 60 min Rett før og under arrangementet Hyppighet hver dag Møtetid – 45 min. Ved store arrangement splitt opp møtevirksomheten på hovedaktiviteter, men slik at de som er delprosjektledere møter PL som beskrevet over Harald Romstad ØSIR

27 Idédreperne Det finnes fra før Dette gir for store endringer
Det er gjort før Det er for kostbart Ledelsen godtar ikke dette Ikke interessert Det er ikke en del av våre arbeidsoppgaver Det er for enkelt, hvis dette er mulig hvorfor har ikke noen allerede utnyttet det Dette har jeg ikke tid til Vi har ikke gjort noe lignende tidligere Ikke interessant Folk er ikke interessert Hvordan i all verden kom du på dette Harald Romstad ØSIR

28 Idédreperne Dette må vi få en ”ekspert” til å se på
La oss være realistiske Jeg hører hva du sier, men .. Ja, men … Fin idé, men … Folk vil synes det er useriøst Det kommer ikke til å fungere Synes du selv det er en god idé? Jeg vet ikke riktig .. Ja, men prøv igjen Veldig spennende, men Hvem skal gjennomføre dette da? Det er ikke modent for dette ennå Her har vi ikke råd til å gjøre feil Taushet Harald Romstad ØSIR