Hvordan bli mer effektiv som leder ?

Presentasjon om: "Hvordan bli mer effektiv som leder ?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

2 Intendanturutdannet fra Krigsskolen
Min bakgrunn Intendanturutdannet fra Krigsskolen Ledelse, organisasjon, strategi, psykologi, pedagogikk og logistikk Etterutdannelse Endringskompetanse, Atferdsanalyse, Prosjektledelse, Pedagogikk Utdannelse Erfaring fra Forsvaret, offentlig forvaltning, næringsliv og høyskole Prosjektledelse, controller, logistikk, strategi, innkjøp og daglig ledelse av selskaper Arbeid Tilknyttet Institutt for Strategi og logistikk ved Handelshøyskolen BI Strategi, logistikk, SCM, innkjøp og markedsføringskanaler Daglig leder for Condeco AS Kompetanseutvikling og prosjekter i det offentlige og næringslivet I dag Prosjektarbeid/-ledelse bl a innen: Strategi - OU Bygg Outsourcing Kompetanseutvikling Innkjøp Salg - Markedsføring Logistikk IKT Frode Reksten

3 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

4 Tidsstyring – Valgstyring - Atferdsstyring
”Vi kommer aldri til å få mer tid. Vi har og har alltid hatt, all den tiden som fins.” Graham Robert-Phelps Tiden kan egentlig ikke styres... Tiden går uten at vi får gjort særlig mye med det. Valgene våre kan vi derimot påvirke ganske mye. Dette handler om egne valg og atferd. Frode Reksten

5 Det kvalitative versus kvantitative
Eselet kan være av høyt kvalitativt nivå, men alle har en kvantitativ grense. Frode Reksten

6 Hva stjeler energi og tid ?
Frode Reksten

7 Hva stjeler energi og tid ?
Telefonen Avbrytelser Møter og mail (med lyd og skjermvisning…) Kollegaer som stikker innom (og som har MYE tid…) Andres forsinkelser Mangel på respekt for (andres) tid Mangelfull planlegging, også egen… Manglende mål (NB: Realistiske !) Fysisk og mentalt rot (vi har forskjellige terskler for rot) ”Nå koker hodet ditt, - reis hjem og gå en tur !” Frode Reksten

8 Fakta om tid Snitt arbeidstid i Norge pr uke for heltidsansatte inkl overtid = 34,5 t Mellomledere og høyere ledere, arbeider ca 12 t mer pr uke enn for 10 år siden Hvert 8. minutt blir vi avbrutt Ca et år av ditt liv bruker du til å lete etter ting du aldri finner Bruk av ”letetid” 20 % av letetiden til leting etter ting du ikke har 80 % av letetiden leter du etter ting du vet du har Informasjonsmengden øker med drøyt 25 % per år Vi mottar totalt – budskap pr dag 30 % av den informasjonen du mottar er relevant for deg Det kan være litt skummelt å ikke vite alt det alle de andre vet… Frode Reksten

9 Intern telefonsamtale
Vivian: Hei, det er Vivian ! (Stresset) Merete: Hei Vivian, det er Merete. Jeg har et par spørsmål til deg. Vivian: Hei Merete, - jeg er innmari stresset akkurat nå. Kan jeg få ringe deg tilbake ? Jeg tror jeg klarer å ringe deg innen en halvtime. Merete: Det er greit, Vivian. Ikke glem meg ! (Litt skuffet) Hva er det egentlig som skjer her ? Frode Reksten

10 = 640 % = 240 % Interaksjon - Synergi
= Samhandling + Forsterkende Ledelse, tydelige mål, fokus, lærende org, kompetanse, kvalitet 100 % 100 % = 640 % 100 % 100 % 100 % 100 % = 240 % 100 % 100 % Frode Reksten

11 Det er krevende å innføre et nytt arbeidsmønster
Merarbeid i en kort periode Effekt på lenger sikt Tid Innsats Fritid Familie Trening Medarbeidere Frode Reksten

12 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

13 Hva er kvalitet ? Frode Reksten

14 > 1 Erfart Forventet Kvalitet
> 1 Den som ikke hver dag bidrar til å heve kvaliteten, bidrar aktivt til å redusere den… Hvordan kan du bidra til at omgivelsene ikke opplever ditt arbeid som kvalitet ? Frode Reksten

15 Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ?
Audi A8, 4,2 l, V8, Quattro, –modell, NOK, ”alt” er standardutstyr LADA Niva 4x modell NOK, 2-trinns varmeapparat og ryggelys er standardutstyr Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? Frode Reksten

16 Kvalitetsdimensjoner
0 % 100 % Forbedrings- potensiale Teknologisk dimensjon Organisatorisk dimensjon HP Dell Frode Reksten

17 Kvalitet, Serviceytelse/verdiøkning for kunden
Kvalitet er samsvar med forutbestemte krav, ikke god eller dårlig. Kvalitet oppnås ved forhindring, ikke ved vurdering og frasortering. Den operative standarden for kvalitet er null feil, ikke akseptable kvalitetsnivåer. Kvalitet måles ved kostnadene som oppstår fordi kravene ikke blir oppfylt. Kvalitetskostnadene anslås til 25 % av omsetningen i produksjonsbedrifter, og 40 % i servicebedrifter. Kvalitetskostnader Kostnader knyttet til å hindre at feil oppstår. Kostnader knyttet til å redusere konsekvensene av oppståtte feil Gjør rett første gang ! Frode Reksten

18 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

19 Hva betyr det å prioritere ?
Prioriteringer Hva betyr det å prioritere ? ? ? Frode Reksten

20 Prioritet og effektivitet
Gjøre tingene riktig (dette viser bare dyktighet) Gjør de riktige tingene (gode valg gir effektivitet) Gjør de riktige tingene riktig (gode valg – effektivitet – dyktig) I riktig rekkefølge Til rett tid Godt nok Hurtig nok Med riktig bruk av ressurser Gjør gjerne de minst lystbetonte tingene først på dagen. Trivsel skaper ikke resultater ! Resultater skaper ekte trivsel ! Frode Reksten

21 Prioriteringsmatrise - effekt og ressursbruk
Prioritet 2. Prioritet Høy 3. Prioritet Kan gjennomføres 4. Prioritet Bør ikke gjennomføres Lav Ressursbruk Vanskelighetsgrad Lav Høy Oppmerksomhet Anerkjennelse Egenutvikling Frode Reksten

22 Prioriteringsmatrise – viktighet og tid
Høy 1 3 Gjør først Vent 2 4 Gjør raskt Gjøres kanskje Lav Tidsfrist Kort Lang Hva er viktig - egentlig ? Frode Reksten

23 Påvirkningsmulighetene varierer, også energibruk
Det du fullt ut kan styre. Her er det bare å sette i gang. Det du bare kan påvirke. Dette er kanskje mer enn vi tror. (Men, du kan ikke styre all tiden din…) Det som i realiteten er gitt. Her er det ingen hensikt å bruke mye energi. 100 % 1 – 99 % 0 % Frode Reksten

24 Alle klimaundersøkelser viser…
Medarbeiderne Lederne Frode Reksten

25 Ledelsesmessig hodepine
Konkret case Lav CRM Høyt sykefravær Mye overtidsbruk Høy turn-over Høye kostnader Lav trivsel på klimaundersøkelser Frode Reksten

26 Ineffektiv informasjonsflyt
Hvilke felles- nevnere finnes ? Trender ? Systematikk ? Kunder Kunder Kunder Kunder ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Kunder Deg ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Hvilke krav, spørsmål, etterlysninger kommer ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder Kunder Kunder Kunder Frode Reksten

27 Effektiv informasjonsflyt
Kunder Kunder Kunder Kunder Gjør rett første gang ! Fredagsnytt Rutiner, Prosedyrer Forskrift Avviksmeldinger Korrigerende tiltak Tillit, gjennom handling og resultater Kunder ? Kunder Deg Kunder Kunder Kunder ? Proaktiv informasjon ? Kunder Kunder Kunder Kunder Forsøk å ikke bare gjør MER, forsøk å gjøre det på en ANNEN måte. Frode Reksten

28 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

29 Hva er hensikten med møtet ?
Møter Hva er hensikten med møtet ? Rapporteringsmøte ? Prosjektmøte ? Utviklingsmøte ? Presentasjonsmøte ? Forberedelser Innkalling Mål – agenda Gjennomføring Referat – beslutningspunkt - protokoll Frode Reksten

30 Grad av styring av møter
Sterk styring Korte Effektive Strukturerte Tydelige Liten styring Involverende Sosiale Inkluderer flere Kreative Innovative Hva er hensikten ? Hva er målet ? Situasjonsavhengig styring Frode Reksten

31 Ordet fritt 15 min på slutten
Akvariemøte Åpen invitasjon Møtetidspunkt Ikke allmøte Ordet fritt 15 min på slutten Brukes bevisst Frode Reksten

32 Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til 5
Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til ansatte… ”Det viser seg at slitningsterminal for sommerjakke og ekstra bukser, for en del ansatte ikke faller sammen. Man har derfor etter behandlingen i uniformsutvalget, bestemt at hel sommeruniform – jakke og bukse – første gang etter 1. januar, skal leveres ved forfall av slitningsterminen for sommerjakke. I de tilfeller ekstrabuksen (sommerbuksen) forfaller til levering mer enn 12 måneder før terminen for sommerjakken, utleveres imidlertid sommerbuksen etter slitningsterminen. Vedkommende får dessuten ny sommerbukse med avkortet slitningstermin, sammen med sommerjakken, når denne forfaller til levering. Forfaller derimot sommerbuksen til levering 12 måneder eller mindre før terminen for sommerjakken, forlenges terminen for sommerbuksen, og denne utleveres da først sammen med sommerjakken.” Frode Reksten

33 Enkelhet - Kreativitet - innovasjon
Da Ivar Aasen gikk opp til eksamen i norsk skriftlig på videregående skole lød oppgaven: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Frode Reksten

34 ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.”
Han skrev: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Lykt brente, ku spente. Låve tente, og hele Chicago brente. K I S S Frode Reksten

35 Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

36 Gjør omtrent samme jobben – med mindre ressursbruk
Frode Reksten 36

37 Trinn for egen effektivitet og trivsel !!
Rydd kontoret og Pcen din Utvikle din arbeidsmetode Organiser kontoret og PCen din Planlegg din tid og dine gjøremål Frode Reksten 37

38 Hvor er det viktigst å ha orden ?
Er det slik du har det på kontoret ? Hvor er det viktigst å ha orden ? Foran deg eller bak deg ? Frode Reksten Frode Reksten 38

39 Arbeidsbordet - kontoret
An empty desk, is a sign of an empty mind… Frode Reksten Frode Reksten 39

40 Papirkassetter Frode Reksten 40

41 Arbeidsbordet på PCen Frode Reksten

42 Hengemapper Frode Reksten 42

43 Arbeidsorganisering - papirflyt
Fjernarkiv (Arkivrom) Post Papirkassett Inn Pågående Nærarkiv (Hyller/skap) Ut Til lesing Makulering Kontorpult NB: Gjøremål Hengemapper (Arbeidsarkiv) Søppel Resirk Frode Reksten

44 Arbeidsorganisering - PC
E- post Favoritt mapper Inn Pågående Mapper og filtre Sendte Til lesing Slette Arbeidsbord på PC Kalender Gjøremål Frode Reksten

45 Mail organisering BCC Slettes ulest CC Skummes og slettes ofte
TO Leses og behandles Frode Reksten Frode Reksten

46 Gule lapper ✔ Binders ✔ Frode Reksten 46

47 Kalenderorganisering
Frode Reksten

48 Hvor mye av tiden din kan du planlegge ?
Tidsplanlegging Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? Frode Reksten

49 Hva skal jeg være ferdig med:
Tidsplanlegging Hva skal jeg være ferdig med: I dag Denne uken Denne måneden Dette kvartalet Dette kan bidra til å heve blikket, og til å tenke de lange, gode, kreative og store tankene. Følg ditt biologiske ur ! Frode Reksten

50 Standardisering Lett gjenkjennelig Andre finner frem 50 03.04.2017
Frode Reksten 50

51 Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m
Kontaktregister Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m Frode Reksten

52 Standard etiketter, direkte fra Outlook
Frode Reksten

53 Synkronisere kontaktregister mot telefon
Frode Reksten

54 Strukturer/standardiser arbeidet
Anbefalinger for deg Strukturer/standardiser arbeidet Lær å utnytte ditt elektroniske verktøy Bruk én tidsplanlegger Planlegg møter, reiser og oppgaver Beskytt deg mot avbrytelser Slå av alarmer i elektronisk kontor Steng telefonen i perioder ved behov Steng døren til kontoret ditt Reserver egentid i kalenderen din! Frode Reksten 54

55 Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag
Anbefalinger for deg Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag Vær flinkere til å slette/kaste første gang Vær kritisk til hva du tar vare på Overhold tidsfrister og gi beskjed når de sprekker Kun én oppgave på pulten av gangen Sett mål og evaluer deg selv Gi deg selv ROS, fokuser på det du har løst. Frode Reksten 55

56 Takk for oppmerksomheten !
”Vi har sagt til ham at det var umulig, men han ville ikke høre !” Frode Reksten