SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter

Presentasjon om: "SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter"— Utskrift av presentasjonen:

1 SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter
- Oppstart og prosjektadministrasjon Bergen 29. september 2011 Anne Kloster Holst

2 Prosjektsyklus videreutvikling
Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling ”Kick-off” 1.Besøk fra SIU Interimrapport Kontroll av interimrapport 2.Utbetaling 2.Besøk fra SIU Sluttrapport Kontroll av sluttrapport Sluttutbetaling

3 Agenda Oppstart Kontrakter ”Kick off” Prosjektadministrasjon
Kommunikasjon Interimrapportering – beskrivende del Prosjektøkonomi Interimrapportering – økonomisk del Første del – Andre del –

4 Oppstart

5 Viktige datoer i prosjektet
Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden Kick-off – anbefales avholdt før midten av desember 2011 Midtveisrapport (Interim report) – frist: ett år + 2 mnd fra start Sluttrapport (Final report) – frist: to år + 2 mnd fra start

6 Kontrakter

7 Kontrakter i videreutviklingsprosjekter
Sub-contracting (possible) National Agency (SIU) Partner 1 Beneficiary (Contractor) Sub-contracting (possible) Partner 2 Sub-contracting (possible) Partner …n Sub-contracting (possible) PARTNERSHIP

8 Økonomiske betingelser i kontrakten (1)
Utbetalingsprosedyre 40/40/20 % Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent Frister for rapportering Interimrapport 2 mnd etter første år av kontrakten Sluttrapport 2 mnd etter andre år av kontrakten

9 Økonomiske betingelser i kontrakten (2)
Rapporteringskrav Spesifisert i General Conditions (GC) - Part B - Financial provisions – Art. II.15.4 Bankkonto Egen eurokonto for prosjektet I kontraktens generelle betingelser (GC) står det for øvrig om Godkjente kostnader Sluttutbetaling Fastsettelse av sluttoppgjør Kontroller og revisjon

10 Endringer i kontrakten
”Contract Ammendment Request Form” på: Sendes SIU Vanligvis kan SIU godkjenne eller avslå søknad om endringer, men i noen tilfeller må vi spørre EU-kommisjonen

11 Kick-off

12 Kick-off Viktigste møte i prosjektperioden?
Tid til både faglig og sosialt – bruk gjerne 2-3 dager Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar? Avklare rollefordeling Inviter SIU – vi bør og vil gjerne være med Intellectual property rights (IPR) - diskuter og avklar tidlig

13 Prosjektadministrasjon

14 Hvordan administrere et prosjekt på en god måte?
Organisering: Contractor er ansvarlig for prosjektet, både faglig og økonomisk Styringsgruppe – anbefales Arbeidsgrupper - kan fungere bra, men ikke alltid nødvendig Referansegrupper? - tenk ’valorisering’ Arbeidspakker – tema og om mulig geografi

15 Kommunikasjon Bruk e-post og telefon og sett faste datoer for rapporteringer både for det faglige og økonomien Vær klar i kommunikasjonen med tanke på regler, rapporteringer og hva som er forventet i dialog med partnerne Videokonferanse – et verktøy verdt å prøve når prosjektet er kommet i gang Kommunikasjon med SIU – en gylden regel: ”Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse” Mangelfull kommunikasjon er den hyppigste grunnen til at prosjekter ikke når sine mål

16 Valorisering Valorisering = spredning og bruk av ideer, metoder, og verktøy Transfer of Innovation – valorisering svært viktig begrep Plan for valoriseringsaktiviteter for alle partnere Økende fokus på valorisering fra Europakommisjonen Handbook for Dissemination, Exploitation and Sustainability of Education Projects (Diva)

17 (Interim)Rapportering

18 Rapportering In-situ besøk I frå SIU 3-6 mnd etter oppstart
Fokus på regnskap og orientering om midtvegsrapport – Interim rapport Midtveisrapportering ( mnd) Partnerkontrakter, framdrift, kommunikasjon og regnskap, godkjennes av SIU In-situ besøk II frå SIU 3-6 mnd før prosjektslutt Fokus på sluttrapport Sluttrapport ( mnd) Fokus på resultatet og på valorisering, samt på økonomi. Evalueres av intern og ekstern ekspert

19 Midtveisrapportering – beskrivende del
Oppsummering aktiviteter og resultater i prosjektets første år – dato til dato Endringer i forhold til søknad: bytte av partnere, skifte av oppgaver, endringer i budsjett Prosjektmøter – referat legges ved Fremdrift i forhold til arbeidsprogrammet Arbeidspakker og relaterte resultater Spredning og bruk av resultatene Involvering av målgruppene Dokumentasjon!

20 Sist, men ikke minst…

21 … ’Kritiske venner’ er godt å ha Bruk bransje/nettverk aktivt
Forankring i egen administrasjon Koordinatorrollen: pådriver, inspirator og kvalitetssikter

22 LYKKE TIL! (