Omstilling uten konflikt

Presentasjon om: "Omstilling uten konflikt"— Utskrift av presentasjonen:

1 Omstilling uten konflikt
Rådgiver Petter A. Knudsen, Personalhuset HR-direktør Terje Stuve, Tollpost Globe AS

2 Disposisjon Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid” Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan Gjennomføringsprosessen: Omstilling uten konflikt Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget Utvelgelseskriterier og sluttavtaler Ledertrening Karriereprogram Gjennomføringsplan Resultat Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ? Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god prosess ?

3 1. Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid” ?
Norsk økonomi står ovenfor en nedkjøling pga økt inflasjon, økt rente og svikt i verdensøkonomien. Dette betyr negativ volumvekst som har forsterket seg utover året og som forventes å forsterke seg ytterligere utover året og neste år. Det er derfor nødvendig å tilpasse kapasiteten for å møte et fallende marked. Dette er årsaken til etableringen av prosjektet ”Ny Tid”.

4 Prosjekt ”Ny Tid” Prognose for årene fremover
Prognoser fremover er alltid usikre, men det er klare tegn i verdensøkonomien på en kraftig oppbremsning Finanskrisen er kun symptom på at forbruket har vært for høyt, og at vi nå går inn i en ”ny tid” med redusert forbruk i forhold til tidligere tider. Dette slår ut i reduserte transporterte mengder fremover og tidligere erfaringer viser at dette kan strekke seg over en periode på opptil 3-5 år. Historisk høy konjunkturtopp Fare for meget bratt nedtur Kilde: Nasjonalbudsjettet for 2009

5 Kostnadsstruktur og driftsresultat i Tollpost Globe
Prosjekt ”Ny Tid” Kriseforståelse Kriser innses ofte for sent, fordi man tror at markedet snart vil snu… Et marked i motbakke er alltid kritisk. Derfor må det gjøres tiltak. Det er også dem som tror at omsetningen i markedet vil falle med 10 % de kommende år … Kostnadsstruktur og driftsresultat i Tollpost Globe

6 2. Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan
Målsettinger Handlingsplaner Fremdriftsplan Innkjøps- og ansettelsesstopp

7 Prosjekt ”Ny Tid” Målsettinger
For å tilpasse seg et fallende marked er det nødvendige med kostnadstilpasninger Det er satt et mål på å redusere kapasiteten med 10 % fra , i tillegg til re-forhandlinger av avtaler med underleverandører. Totalt er målet å redusere den faste kapasiteten med ca. 120 mill. kr pr. år for å møte et fallende marked. Hvis situasjonen forsterker seg, vil det være behov for ytterligere tiltak ut over dette. Område Mill. NOK pr. år Terminal 40 Distribusjon 50 Fremføring 20 Administrasjon 30 Øvrige faste kostnader Totalt 150

8 Prosjekt ”Ny Tid” Handlingsplaner
For hver region skal det være en egen handlingsplan fordelt på lokaltransport, terminal, fremføring og administrasjon. Avdelingssjef har ansvaret for å utarbeide handlingsplan for sin avdeling i samråd med regionsansvarlig og fagansvarlig i prosjektgruppen. Handlingsplan skal beskrive detaljert tiltak, hvilken effekt tiltaket får, når det skal gjennomføres og hvem som har ansvaret for tiltaket. Handlingsplan skal begrense seg til å redusere den faste kapasiteten. Hva Effekt Når Hvem Reduksjon av fast bemanning, 1 årsverk pr. skift. Totalt 3 årsverk 3 årsverk 1,2 mill.kr 1.1.09 Avd.sjef Reduksjon av et årsverk kundeservice for hvert kundesenter 4 årsverk 1,6 mill. kr Regionsdirektør Reduksjon av en bil område 1, to biler område 2 og en bil område 3 5 biler 3,5 mill. kr Direkte trafikk til transitt på strekning A – B 0,5 mill. kr 1.2.09 Bedre containerutnyttelse på destinasjon C 0,2 mill. kr

9 Prosjekt ”Ny Tid” Fremdriftsplan
Fremdriftsplanen for kapasitetstilpasninger er inndelt i to faser i tid. Den første fasen er rettet mot å tilpasse kapasiteten for første kvartal neste år hvor volumet vil være ca. 10 % lavere enn høsten. Det vil i løpet av våren 2009 vurderes ytterligere tiltak hvis volumet forventes å reduseres ytterligere utover 2009/2010. Aktivitet Deadline Handlingsplan 1. oktober 2008 HR plan 15. oktober 2008 Beslutning 20. oktober 2008 Gjennomføring 1. November Desember Effekt Første kvartal 2009

10 Prosjekt ”Ny Tid” Innkjøps- og ansettelsesstopp
Av hensyn til de utfordringer som selskapet står ovenfor, innføres det en periode med innkjøps- og ansettelsesstopp. Dette av hensyn til dem som blir berørt, og at vi prioriterer våre egne faste ansatte og sjåfører. Perioden med innkjøps- og ansettelsesstopp vil gjelde fra 1. september 2008 og frem mot sommeren 2009. Det vil fortløpende vurderes andre tiltak som vil redusere kostnadsutviklingen. Aktivitet Dato Ansettelsesstopp Alle ansettelses skal godkjennes av adm. direktør. Overtidsstopp All overtid skal minimaliseres og godkjennes av regionsdirektør Vikarstopp All bruk av vikarer skal minimaliseres og godkjennes av regionsdirektør Innkjøpsstopp Alle innkjøp over 5000 kr skal godkjennes av regionsdirektør Investeringsstopp Alle investeringer utsettes inntil videre og kun igangsatte prosjekter ferdigstilles. Reisestopp Alle reiser, turer og samlinger reduseres til en minimum

11 3. Gjennomføringen av HR planen i ”Ny Tid”
Omstilling uten konflikt Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget Utvelgelseskriterier og sluttavtaler Ledertrening Karriereprogram Gjennomføringsplan Resultat

12 Prosjekt Ny Tid Omstilling uten konflikt
Målsetning: Hindre at konflikt oppstår mellom TG og ansatt Hindre at TG’s omdømme svekkes Sikre at den berørte opplever prosess som ryddig Sikre at prosessen gjennomføres effektivt etter tidsplanen Forutsetninger: Vise respekt overfor den berørte part Tydelighet i situasjonsbeskrivelse Unngå misforståelser

13 Prosjekt Ny Tid Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalg
Det er avgjørende for en god prosess at de ansattes representanter er med tidlig, og får anledning til å påvirke rammene for prosessen. Det gir økt ansvarlighet og hindrer diskusjoner om prosessens detaljer senere, når den enkelte leder/avdeling skal fronte prosessen mot de som berøres. Det etableres Omstillingsutvalg som pekes ut blant representanter fra AMU og de tillitsvalgte

14 Prosjekt Ny Tid Etablering av omstillingsutvalget
Settes sammen av representanter fra: HVO tillitsvalgte Ledelsen Deltakernes representasjon reflektere : Antall medlemmer i foreningene Representere både terminal og kontor Representere både linje og støttefunksjoner Geografisk spredning Medlemmer: HVO: Terje Nilsen, Stavanger, Region Vest Christer Grønland, Østfoldterminalen, Region Øst Tillitsvalgte: Dag Tønder, NTF/LO-utvalget, Region Oslo Terje Lund, NTF, Trondheim, Region Nord Roy Åge Jensen, NTF, Larvik, Region Øst Stine Merete Fure, H&K, Åndalsnes, Hovedkontor Mariann Andersen, H & K, Region Oslo Liv Løvold, Parat, Oslo, Hovedkontor Representanter fra ledelsen: Fred K. Hagen, Trafikkdirektør/Prosjektleder Per Arne Davidsen, Regionsdirektør Terje Stuve, HR-direktør Rådgiver fra Personalhuset: Petter Knudsen

15 Prosjekt Ny Tid Mandat Omstillingsutvalg
Utarbeide notat med felles forståelse av definisjoner og begreper som forslag til adm. Dir. vedr. sluttavtaler og gjennomføring i nedbemanningsprosessen i prosjektet Ny Tid. Notatet utarbeides og oversendes adm. Dir. innen 15. oktober 2008

16 Prosjekt Ny Tid Mandat, mål, , rammer, definisjoner, kriterier, innstilling
Sluttavtaler, ikke oppsigelser Lik prosess alle avdelinger Hvor hører den ansatte hjemme ? Alder, Ansiennitet AFP og førtidspensjonering Vikarer Oppsigelsestid Lønn, etterlønn Pensjon Utvelgelseskriterier Sluttavtaledesign Personalsaker utenom Ny Tid Behandling av formelle dokumenter Hvordan forholde seg til….. Innstilling Fremdriftsplan

17 Prosjekt Ny Tid Utvelgelseskriterier
Godsekspeditører: For godsekspeditører vil det ikke kunne gjøres ulik vurdering av kompetanse. Ved lik ansiennitet går fagarbeider foran. Teamledere og skiftledere defineres inn under øvrige stillinger Øvrige stillinger: For øvrige stillinger vil kompetanse defineres som lederkompetanse, faglig realkompetanse og teknisk kompetanse som er nødvendig for å kunne bekle stillingen fremover i TG.

18 Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

19 Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

20 Målsetting med ledertreningen
Gi ledere trygghet for riktig prosess i gjennomføringen av samtalen vedrørende sluttpakkepresentasjonen Sikre at den ansatte får tydelige og korrekte signaler for vurdering av ny fremtid utenfor Tollpost Globe Innhold i treningen - Informasjon om: Mulige reaksjoner fra den ansatte under samtalen Forberedelse av hver enkelt samtale Prosess for gjennomføringen av “den viktige samtalen” Hva ”sier man” /”sier man ikke” som leder Hvordan takler man ulike reaksjoner fra den ansatte Hvordan formaliseres samtalen overfor den ansatte

21 Ledertrening - den viktige samtalen
Sluttpakken Klargjøring av svar på nøkkelspørsmål Hva må man som leder sette seg inn i før samtalen Basiskunnskap om Personalhusets karriereprogram Hva skjer under samtalen ? Utgangspunktet er at: Tollpost Globe har gitt den ansatte trygghet og sikkerhet for privat økonomi og faglig status frem til i dag. Den ansatte har hittil forholdt seg til Tollpost Globes verdigrunnlag Den ansatte har vært engasjert i jobben og i avdelingen. Den ansatte har på sin side gitt Tollpost Globe lojalitet

22 Ledertrening - den viktige samtalen

23 Ledertrening - den viktige samtalen
Det oppstår et brudd mellom Tollpost Globe og den ansatte. Dette innebærer at: Følelsen av tilhørighet forsvinner Opplevelsen av “egen verdi” reduseres dramatisk Den økonomiske trygghet reduseres Identitetsproblem oppstår Hvordan svarer jeg på det vanlige spørsmålet: “hvordan går det med deg ? “ som betyr: “hvordan går det på jobben ?”, når du ikke har noen jobb. Hva skjer med den ansatte: Man mister kontrollen over situasjonen Man mister tryggheten Lojaliteten faller dramatisk Stresset øker Man mistror lederen i avdelingen og toppledelsen Misforståelser oppstår, og man feiltolker signaler fra ledere og kolleger

24 Ledertrening - den viktige samtalen

25 Ledertrening - den viktige samtalen
Produktivitetsutviklingen i Tollpost Globe Under prosessen med omstilling i Tollpost Globe vil Moral, Engasjement og Identitet falle over en periode fremover, noe som er meget kritisk for Tollpost Globes totale produktivitet. En god samtale og en god prosess hindrer at den kritiske fasen vedvarer eller forverres. Denne samtalen er helt avgjørende for den gode prosessen. Målsetningen er derfor: Hindre at konflikter oppstår med de ansatte. Hindre at Tollpost Globes omdømme i lokalsamfunnet, og overfor den lokale kunde svekkes. Sikre at den som må forlate Tollpost Globe opplever dette som en ryddig og god prosess, og ikke snakker unødig negativt om Tollpost Globe som organisasjon. Sikre at ledelsen etter prosessen raskt kan ta fatt i oppgavene med ny organisasjon og de som skal være igjen, vel vitende at den som skal forlate Tollpost Globe er blitt behandlet på en ordentlig måte.

26 Ledertrening – vær tilgjengelig
Hva skal du som leder passe på Vær tilgjeneglig - management by walking around Vis respekt både overfor de som skal slutte og de som skal være igjen Lytt - gå ikke inn i en diskusjon Vær lojal mot den tidsplanen som er satt Vis lederskap - dette er linjelederens ansvar og prosess Vær tydelig for å unngå misforståelser Vær ærlig om hva du vet og hva du ikke vet Ikke unnskyld det du gjør overfor den ansatte Vær samstemt med de andre lederne i svar på spørsmålene Hva skal du unngå som leder i prosessen Unngå ferier og eksterne seminarer/ kurs under prosessen Unngå møter i en lukket krets Kom ikke med sleivete kommentarer - alt blir husket og tolket Ikke gi løfter som du ikke kan oppfylle 100 % Sett ikke i gang med helt nye arbeidsoppgaver nå

27 Fra "Startpakke til Sluttpakke"
Hva er viktig for den som slutter i Clockwork Økonomisk trygghet Sikre ny rett jobb og ny karriere Bevare selvrespekten og pågangsmotet Etablere tro på verdien av egen kompetanse og erfaring Aktivere nettverk i markedet Raskt komme i aktivt jobbsøk

28 Rådgivning helt frem til ny fast jobb
Individuell oppfølgning helt frem til ny fast jobb Tilgang til konto/PC//internett Erfarne rådgivere Riktig CV og søknad Bevisstgjøring av nettverk Veletablerte programmer: Manualen ”Veien videre” Profesjonalisering av søkeprosessen Temamøter ukentlig

29

30 Oppsummering av nedbemanningen i ”Ny Tid”
HR: Antall vikaravtaler som er sagt opp: Antall medarbeidere som har sluttet : Antall medarbeidere som skal slutte: Antall medarbeidere som har mottatt oppsigelse: 3 Antall frivillige sluttavtaler: Antall medarbeidere som har gått av med pensjon/AFP: 10 SUM

31 4. Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ?

32 … som en del av bransjens utfordringer (ikke Tollpost alene)
…vise handlekraft …være i forkant … ha respekt og omtanke for berørte i prosessen

33 Hva gjør konkurrentene?
Nedbemanning og permitteringer over hele linjen (Posten, DHL, Bring, Schenker)

34 5. Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god prosess
Tydelig ledelse + Riktig juss + God informasjon = God prosess uten konflikt Ledelse av omstillingsprosesser Åpenhet – Ærlighet – Tydelighet Vis respekt – Vær tilgjengelig