Endringer i FSI-løsningen ved oppgradering av SAP

Presentasjon om: "Endringer i FSI-løsningen ved oppgradering av SAP"— Utskrift av presentasjonen:

1 Endringer i FSI-løsningen ved oppgradering av SAP
8. April 2010 © Senter for statlig økonomistyring | Tittel på presentasjonen © Senter for statlig økonomistyring | Tittel på presentasjonen

2 Agenda 1. Foilpresentasjon som inneholder - Generelt om oppgraderingen
- Endringer for alle ansatte (tidligere ESS) - Endringer for ledere (godkjenning av reise, fravær og overtid + tidligere MSS) ESS/MSS tas ned fra 14.4, ref kundenotat av 7.4. Forslag til sluttbrukerinformasjon, PDF-fil lagt ut på kundenettet 7. april. Pålogging på testsystem som ansatt - Enkel demonstrasjon 5. Spørsmål og kommentarer Tittel på presentasjonen

3 Målsetting med presentasjonen
Gjøre 1. linje brukerstøtte klar over hvilke endringer som sluttbrukerne vil møte. Gjøre 1. linje brukerstøtte bedre i stand til å svare på en del av de spørsmål brukerne vil ha de første dagene. Fokus er på endringer. Presentasjonen er ikke en brukerdokumentasjon, men en hjelp til å komme i gang. Alle navn på ansatte i denne presentasjonen er fiktive Tittel på presentasjonen

4 Endringer i ny versjon? Oppgradering til ERP 6.0 er i utgangspunktet bare en endring av teknologi. Oppgradering til ny teknologi gir muligheter for bedre løsninger på flere områder innenfor FSI. Kun endringer som må gjennomføres nå tas som del av selve oppgraderingen. Å vurdere nye muligheter i FSI vil fortløpende bli gjort og i den rekkefølge SSØ finne det mest hensiktsmessig. Tittel på presentasjonen

5 Pålogging for saksbehandlere
Påloggingsmåte er uendret og går fortsatt gjennom Citrix Brukeridentitet og passord er uendret Tittel på presentasjonen

6 Pålogging for saksbehandlere
Menyer og skjermbilder er uendret Favoritter ligger der fortsatt. Tittel på presentasjonen

7 Pålogging i portal Alle ansatte må fra 20. april logge seg på portalen. Tittel på presentasjonen

8 Bruker og passord Påloggingsbildet hentes fra http://fsi.lp.sfso.no
Portalbruker er ”ny bruker”, men brukeridentitet er uendret. Fordi bruker er nyopprettet, ligger alle portalbrukere uten passord. Alle må be om passord til sin portalbruker før første gangs pålogging. Dette gjøres ved hjelp av Glemt passord? Fagbrukere som både skal ha tilgang til SAP og til portalen vil ha 2 brukere med 2 passord. Brukeridentene vil være identiske. Ved pålogging QOA vil passord være uendret fra før oppgradering. For den nye portalbrukeren er det aldri satt noe passord og her må fagbruker benytte Glemt passord? som alle andre. Det anbefales at nytt passord i portalen settes likt det passord man har i QOA 6xx. Passord må være i tråd med gjeldende passordregler (Passord må være på totalt 8 karakterer og inneholde både bokstaver og tall + minst ett spesialtegn) Tittel på presentasjonen

9 Endringer v/innføring av portal
Ansatt selvbetjening flyttes inn i portalen, sammen med leder selvbetjening. Leder får kun ett sted å logge seg på. Både ansatt og leder blir portalbrukere. Begrepene ESS og MSS utgår. Det er ingen endringer i arbeidsmåte, ingen endring i hvem som skal registrere hva. Skjermbildene er noe endret. Portalen støtter Internet Explorer 8.0. Tittel på presentasjonen

10 Bruk av portal, alle ansatte
Tittel på presentasjonen

11 Pålogging portal – Oversikt
Skjermbildet er nytt, men innholdet er kjent. Tre mappekort + Hjelp (generell hjelp + kundespesifikk hjelp) Leder selvbetjening er kun tilgjengelig for tidligere MSS-brukere. Tittel på presentasjonen

12 Pålogging portal - Oversikt
Menyen Oversikt er et alternativ til menyene. Det er flere inngangspunkter til samme sted. I tillegg til å velge Reiseregning direkte kan du gå via menyen Reiseadministrasjon eller linken Reiseadministrasjon. Også ikonet er klikkbart. Tittel på presentasjonen

13 Sammenligning portal/gammel ESS
Innkurv blir eget mappekort Oversikt er nytt menypunkt i tillegg til Kontor, Arbeidstid, Betaling etc. 2 menypunkt endrer navn. Tittel på presentasjonen

14 Innkurv Innkurven har 3 mappekort: Oppgaver, Varslinger og Meldinger.
Merk: Hjelp til Innkurv OBS! Du kan oppdatere innkurven ved å klikke på Oppdater. (Greit å vite fordi automatisk oppdatering kan ta ca 10 min.) Tittel på presentasjonen

15 Innkurv Mappekortene i innkurven
Oppgaver: Her ligger oppgaver som skal behandles. Ansatt vil finne aviste fraværssøknader som må endres eller slettes. Leder og ansatt med godkjenningsoppgaver vil motta fraværssøknader, reiseregninger og overtidsposter til godkjenning. Varslinger: Viser eventuelle varsel fra tidevaluering og beskjed om at overtid er avslått (Begge krever registrering av frammøte i SAP). Meldinger: Viser eventuelle purringer dersom arbeidsflytoppgaver ikke er utført. Gjelder kun brukere som er godkjennere av enten tid, reise eller overtid. Automatiske varsler som er satt opp i virksom- heten kommer også inn her. Tittel på presentasjonen

16 Innkurv Mappekort Oppgaver Merk ikonet bak oppdater.
Her kan ansatt med godkjen- ningsoppgaver administrere sin stedfortreder Ved å klikke på selve oppgaven kan du behandle den. En oppgave videresendes ved hjelp av det lille ikonet bak oppgaven For mer informasjon, se Hjelp til Innkurv. Tittel på presentasjonen

17 Reiseadministrasjon Reiseadministrasjon har to menypunkter
Klikk på Opprett reiseregning for å velge skjema. Klikk deretter på Start. Tittel på presentasjonen

18 Opprett reiseregning Bildet for reiseregistrering.
Tittel på presentasjonen

19 Opprett reiseregning Flere registreringsbilder har en veiviser på toppen. Veiviseren forteller hvor mange trinn som inngår i prosessen og hvor langt i prosessen du har kommet. Tittel på presentasjonen

20 Opprett reiseregning Generelle data: Legg inn dato og klokkeslett Merk
knapp for å registrere flere reisemål Et nytt felt for kommentarer er lagt til. Tittel på presentasjonen

21 Opprett reiseregning Har klikket på knappen Registrer flere reisemål.
Kalender gir oversikt, men kan ikke benyttes for registrering Bruk knappen Godkjenn for å lagre. Du får deretter opp et nytt bilde. Du må klikke på Godkjenn også i neste bilde. Tittel på presentasjonen

22 Opprett reiseregning Kryss av for kostgodtgjørelse og/eller nattillegg. Knapper for fradrag blir tilgjengelige. Klikk på knappen Registrer utgiftsbilag for å gå til neste trinn. Lagre betyr lagre. Man går ikke ut av bildet om man lagrer. Tittel på presentasjonen

23 Opprett reiseregning Registrer utgiftsbilag ligger også på toppen av bildet. Alternativt kan du klikke på Kontroll og send i veiviseren dersom du ikke har utgiftsbilag. Den ansatte får ikke lenger feilaktig opprette reiseforskudd. Knappen ligger der, men feltene bak er ikke lenger tilgjengelig for endring. For ytterligere informasjon, se brukerdokumentasjonen. Tittel på presentasjonen

24 Arbeidstid Samme menypunkter som før, men noen navneendringer.
Tittel på presentasjonen

25 Fraværssøknad Registreringsbildet har kalender på toppen.
Kalender kan slås på/av. Denne kalenderen kan ikke benyttes for registrering, den har kun visfunksjonalitet. Tittel på presentasjonen

26 Fraværssøknad Slå av kalender og registreringsbildet er nesten som før. Merk overgangene til Kvoteoversikt og Fraværsoversikt. Det lille ikonet bak datofeltene gir tilgang til kalenderregistrering Fyll ut søknaden og klikk på knappen Kontroller. Tittel på presentasjonen

27 Fraværssøknad Når du har klikket på Kontroller kommer du over i et nytt bilde. Sjekk at registrering er korrekt. Klikk deretter på Send. Tittel på presentasjonen

28 Fraværssøknad - endringer
Når du oppretter en ny fraværssøknad kontrolleres programmet at: søknaden ikke er i konflikt med allerede godkjent fravær. du har tilstrekkelig restkvote. søknaden ikke er i konflikt med annen søknad under behandling egenmelding ikke er over 8 kalenderdager. fraværstimer beregnes i henhold til din arbeidsplan, inkludert kontroll mot sommer/vintertid. Varsel legger seg inn like under veiviseren, oppe i skjermbildet. Alle situasjonene ovenfor har fram til nå vært mulig, men gått til WF fravær med teknisk feil. Tittel på presentasjonen

29 Fraværssøknad - endringer
Fraværssøknad: Egenmelding ligger som preutfyllt fraværsårsak, ”Velg fraværsårsak” mangler foreløpig. Bekreftelse om at fraværet er godkjent sendes som e-post. Leder kan godkjenne fraværssøknad mens lønnskjøring pågår, uten at godkjenningen vil gå til fravær med teknisk feil. Dette er fordi overføring til IT 2001 direkte overføres samlet, 1 gang pr. døgn. Oppfølging av fravær med teknisk feil er nå historie! Tittel på presentasjonen

30 Annullering av fraværssøknad
Gå inn på fraværssøknad. Klikk på ønsket fravær, i kalender eller i oversikt over fravær. Fraværet legger seg ned i bildets nedre del. Klikk på Slett. Tittel på presentasjonen

31 Annullering av fraværssøknad
Etter å ha klikket på Slett kommer du over i et nytt bilde. Her klikker du på Kontroller. Hadde du valgt Endre i det forrige bildet ville tekstfeltet vært til- gjengelig. Da må du i dette bildet klikke på Send ny forespørsel. Tittel på presentasjonen

32 Registrer arbeidstid Er kun tilgjengelig for ansatte som registrerer frammøte i SAP Registreringsbildet har kalender registrering. Kalender har på/av funksjon. Bildet har 2 mappe kort, Ukeperspektiv for oversikt og Dagsperspektiv for registrering. Tittel på presentasjonen

33 Registrer arbeidstid Går til Dagsperspektiv for registrering. Bildet er tomt første gang. Tittel på presentasjonen

34 Registrer arbeidstid Velg frammøtekoder og Lagre som mal.
Mal kan endres. Registrerte timer påvirkes ikke av endring i mal. Klikk på den grå firkanten foran teksten. Klikk deretter på Slett. Lagre ved Lagre som mal. (Oppdater gjelder timer, ikke malen). Tittel på presentasjonen

35 Registrer arbeidstid Mal tas med tilbake til ukeperspektiv.
Ukeperspektiv er kun for oppslag. Det er likevel mulig å slette hele rader (alle timene på en rad). Klikk på grå firkant foran rad, deretter Slett rad og så Kontroller. Du får nå opp et nytt bilde hvor du må bekrefte at postene skal slettes. Tittel på presentasjonen

36 Registrer arbeidstid Malen ligger der neste gang du logger deg på.
Bla til neste dag ved hjelp av piltast bak datofeltet Dersom du først klikker på Oppdater får du summert timene før du blar til neste dag. Hvis du ikke har opprettet mal, blankes kodene når du blar til neste dag. Gå til neste trinn ved å klikke på Kontroller. Tittel på presentasjonen

37 Registrer arbeidstid Når du klikker på Kontroller kommer du over i bildet nedenfor. Her listes alle registreringer. Husk å lagre. Bruk eventuelt Hjelp til Registrerer arbeidstid Tittel på presentasjonen

38 Registrer arbeidstid Status er Ferdigbehandlet. Registrering er avsluttet. Klikk på menypunktet Oversikt eller en av linkene i bildet. Tittel på presentasjonen

39 Registrer arbeidstid Kalenderfunksjon og Dagsperspektiv.
Klikk på ønsket dag i kalenderen og dato legger seg inn i datofeltet. Tittel på presentasjonen

40 Registrer arbeidstid Kalenderfunksjon og Ukeperspektiv.
Klikk på ukenummer. Du kan også klikke på en dag i ønsket uke Du kan bare velge hele uker Tittel på presentasjonen

41 Tidsinformasjon (tidslipp)
Oppslag på tidsinformasjon (gjelder v/registrering av frammøte i SAP). Velg Arbeidstid og deretter Tidsinformasjon. Tittel på presentasjonen

42 Tidsinformasjon (tidslipp)
Velg Åpne hvis du bare skal se på tidsinformasjon Tittel på presentasjonen

43 Tidsinformasjon (tidslipp)
Tittel på presentasjonen

44 Lønnsslipp Lønnsslipp kan tilsvarende åpnes på flere måter
Tittel på presentasjonen

45 Lønnsslipp Får opp en dialogboks og må klikke på Åpne
Tittel på presentasjonen

46 Lønnsslipp Tittel på presentasjonen

47 Skifte av passord Persontilpass Nytt vindu Endre passord kommer opp.
Klikk på linken Persontilpass Nytt vindu Endre passord kommer opp. Klikk på Endre Felter for å angi gammelt og nytt passord blir tilgjengelige Tittel på presentasjonen

48 For ytterligere informasjon om ansattes egen
registrering, se brukerdokumentasjonen. Presentasjonen går nå over til å presentere endringer for ledere Tittel på presentasjonen

49 Portal for leder En leder vil finne sine oppgaver fordelt på 2 mappekort Mappekortet Leder selvbetjening tilsvarer tidligere MSS og er bare tilgjengelig for ledere som tidligere hadde tilgang til MSS. Nye virksomheter som ønsker tilgang til denne funksjonaliteten bes ta kontakt med sitt regionkontor. Tittel på presentasjonen

50 Portal for leder Mappekort Innkurv inneholder oppgaver som leder skal utføre. Det er små funksjonelle endringer. Leder skal utføre de samme oppgaver som før. Godkjenning av reise og av overtid er uendret. Godkjenning av fravær er endret og gir bedre oversikt. (Også saksbehandlere vil få godkjenning av reise inn som oppgaver i sin innkurv) Tittel på presentasjonen

51 Mappekort Innkurv Innkurv for leder ser ut som innkurv for ansatt
Klikk på en oppgave og denne åpnes i et nytt vindu. Klikk på den grå firkanten foran oppgaven og du kan se på oppgaven i nedre del av bildet, forutsatt at forhåndsvisning er på. Videresend oppgave ved å klikke på det lille ikonet bak oppgaven. Innholdet i innboksen oppdateres ved hjelp av linken Oppdater. Ikonet bak linken Oppdater gir tilgang til å sette opp stedfortreder For ytterligere informasjon, se brukerdokumentasjonen Tittel på presentasjonen

52 Innkurv Merk menypunktet Avdelingsoversikt fravær som kun
leder har tilgang til. Tittel på presentasjonen

53 Ny rapport: Avdelingsoversikt fravær
Avdelingsoversikt fravær viser fravær i egen og eventuelle underliggende organisatoriske enheter. Rapporten viser hele inneværende kalendermåned. Velg eventuelt en annen måned og klikk på Start. Tittel på presentasjonen

54 Godkjenning av fraværsmelding
Godkjenning av fraværsmeldinger gir bedre oversikt enn tidligere Klikk på fraværsmelding som skal behandles Tittel på presentasjonen © Senter for statlig økonomistyring | Tittel på presentasjonen

55 Godkjenning av fraværsmelding
Fraværsmeldingen kommer opp i nytt skjermbilde. Vis Teamkalender er samme rapport som Avdelingsoversikt fravær i leders innkurv. Vis Arbeidsliste viser oversikt over andre ubehandlede fraværsmeldinger. Knapper for å Godkjenn og Avvis søknad ligger nederst i bildet. Tittel på presentasjonen

56 Behandle fraværssøknad
Har klikket på Godkjenn. Får tilgang til tekstfelt for kommentarer til søker Hadde søker påført en tekst ville den kommet opp i et eget felt. Klikk på Kontroller for å godkjenne meldingen. Tittel på presentasjonen

57 Behandle fraværssøknad
Får opp et nytt skjermbilde som viser hva som vil bli godkjent. Klikk på Godkjenn forespørsel nederst i bildet. Tittel på presentasjonen

58 Definere stedfortrede for oppgaver
Klikk først på ikonet for stedfortreder. Du får opp et nytt vindu. Klikk på Opprett regel Tittel på presentasjonen

59 Definere stedfortreder for oppgaver
Skriv inn hele eller del av stedfortreders navn. Klikk på Velg. Du får opp et nytt bilde som bekrefter at personen finnes. Velg Overfør. Velg deretter Fortsett i det første bildet Tittel på presentasjonen

60 Definere stedfortreder for oppgaver
Nytt bilde kommer opp. Her kan du angi om stedfortreder skal kobles opp direkte (umiddelbart) eller fra en konkret dato. Husk å lagre. Du kommer tilbake til det første bildet hvor stedfortreder er oppdatert. Tittel på presentasjonen

61 Mappekort Leder, ”Generell informasjon”
Informasjonsboksene i bildets høyre del kan åpnes og lukkes. Oversikt over underordnede finnes i bildets venstre del. Informasjonsboksene til høyre i bildet inneholder dato om valgt person. Tittel på presentasjonen

62 Mappekort Leder, ”Rapporter”
Rapportoversikten har endret layout. Tidligere layout Merk at det for rapporter ligger 2 hjelpefiler 1 for Generelt om rapporter (felles for alle) 1 for Hjelp til rapporter (beskrivelse av hver enkelt rapport) Tittel på presentasjonen

63 Rapportbestilling Velg ønsket medarbeider. Hold nede CTRL-tasten for å velge flere. Eventuelt bruk Velg alle Alternativer i nedtrekksmeny Klikk på rapportresultat for å starte rapporten Tittel på presentasjonen

64 Rapportbestilling Filter er en ny mulighet for lettere å kunne finne ønsket medarbeider Klikk på Filter og det legger seg inn en tom linje på toppen. Skriv inn navn eller del av navn. Trykk på Enter. Du kan også filtrere på medarbeidergruppe. Filter er også lagt inn under ”Søk etter medarbeider”, (se side 61) Tittel på presentasjonen

65 Rapportresultat Rapporten åpnes i et nytt vindu, som før
Knappene i headingen på rapporten fungere ikke alltid. Se brukerdokumentasjonen for detaljer. Tittel på presentasjonen

66 Stedfortreder Oppsett av stedfortreder i mappekort Leders selv-
Betjening kan ikke gjøres av leder på samme måte som Stedfortreder for oppgaver i mappekort Innboks. Stedfortreder i mappekort Leder selvbetjening må bestilles av SSØ For ytterligere informasjon om leders muligheter for oppslag og rapporter, se brukerdokumentasjon. Tittel på presentasjonen

67 Problemstilling som kan kreve brukerstøtte hos enkelte kunder.
Dersom sikkerhetsinnstillingen i Internet Explorer ikke er foretatt i henhold til kundenotat 21/2010 vil brukerne få problemer ved oppslag på lønnsslipp, tidsinformasjon og på mappekort Hjelp. Problemet arter seg slik: Tittel på presentasjonen

68 Tidsinformasjon (tidslipp)
I eksempelet forsøker en bruker å gå inn på tidsinformasjon, men kommer ikke lenger enn hit. Merk beskjeden på toppen om blokkert område. Velg last ned fil. (Teksten er på engelsk bos brukere med engelsk versjon av IE) Tittel på presentasjonen

69 Tidsinformasjon (tidslipp)
Brukeren hopper tilbake hit og må velge ”Tidsinformasjon” på nytt. Tittel på presentasjonen

70 Tidsinformasjon (tidslipp)
Ved neste forsøk får bruker opp en dialogboks. Tidsinformasjon (tidslipp) kommer opp Tittel på presentasjonen

71 Tips til 1. linje brukerstøtte
Problemet skylder sikkerhetsinnstillingen i Internet Explorer. For noen brukere er det innlysende hva man må gjøre og hva som vil skje, for andre brukere ikke. Antar at brukerstøtten får to hovedtyper av henvendelser: a) Brukere som ”ikke ser” beskjeden om blokkert område på toppen av skjermbildet, men skjønner den når de ser den. b) Brukere som ikke skjønner/godtar at man hopper tilbake til oversiktsbildet fordi de ikke har erfart det i andre programmer før. Viser til kundenotatene 16/2010 og 21/2010. Tittel på presentasjonen

72 Foilpresentasjon av ny portal slutt!
Endringer i SAP HR Endringer i SAP for lønn og personalmedarbeidere, se brukerdokumentasjonens endringslogg. Foilpresentasjon av ny portal slutt! Tittel på presentasjonen

73 Kundenotat av 7. april Registrering av fraværsmeldinger på ESS stenges 8.4. Ved forsøk på sending gis meldingen: ”Fant ingen gyldig godkjenner” Dagens ESS/MSS-løsning stenges ned onsdag 14. april kl 16:00 Meldinger som ikke er ferdigbehandlet før oppgradering vil gå tapt under oppgradering fordi godkjenningsprosessen endres. Godkjennere må få beskjed om å ferdigbehandle samtlige fraværsmeldinger innen onsdag Hvis godkjenner ikke kan sluttbehandle søknaden bør fraværet avvises. Ansatte må få beskjed om å ikke lenger å søke om fravær. Planlagt fravær før 20. april som det ikke er søkt om må søkes om i ettertid og etter oppgradering. Ansatte må få beskjed om at fraværsmeldinger det ikke er svart på innen onsdag 14. april må anses som tapt og må opprettes på nytt. Det er en fordel om alle poster i innboksen godkjennes før oppgradering, men ikke godkjente reiser og overtid vil ikke gå tapt. Tittel på presentasjonen

74 Sluttbrukerinformasjon
PDF-fil på 4 sider lagt ut på kundenettet 7. 4. Alle ansatte trenger siden 1 og 2. Side 3: Tillegg for ansatte som registrerer frammøte i SAP. Side 4: Tillegg for leder og personer som godkjenner fraværssøknader. Presentasjonen kan skrives ut eller distribueres på fil. Tittel på presentasjonen