REGELVERK FOR ANSKAFFELSER

REGELVERK FOR ANSKAFFELSER
Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten (Konserninnkjøp og effektivisering) REGELVERK FOR ANSKAFFELSER Fagforbundet – 13. juni 2007 Ingrid Bjerke Kolderup Byrådsavdeling for finans og utvikling

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

Disposisjon 1 Henvendelse til markedet Konkurranseform Behandling av
og frister Behandling av tilbud 4 3 5 Terskelverdier 2 Avslutning av konkurransen 6 1 7 Hvilke regler og hvorfor KOFA Kunngjøring

Anskaffelsesregler i Oslo kommune
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser regler som vi er pliktige til å ha pga. EØS avtalen, foa. del I og III ytterligere ”sær-regler” for Norge, foa. del I og II Veiledere Oslo kommunes regelverk for virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen Veileder Hva er EØS avtalen? Økonomisk samarbeid De 4 friheter; fri flyt av varer, tjenester, arbeid og kapital EØS avtalen er tuftet på EFs grunnlov, Romatraktaten Virkemiddelet Konkurranse Ikke-diskriminering Bruk av objektive kriterier Regler for økonomisk støtte mv

OK regelverk for anskaffelsesprosessen
Formål Økt verdiskapning – effektiv ressursbruk Forretningsmessighet og likebenandling Stor integritet i anskaffelser Sosiale og miljømessige konsekvenser skal vektlegges

Definisjoner Grunnleggende krav Kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen I egen virksomhet Av anskaffelseskomite pkt 5.2 Oppgaver pkt – kun rådgivende

Aktiviteter i anskaffelsesprosessen kap 6 Planleggingsfasen pkt 6.1 Behovsverifikasjon Markedsundersøkelse Spesifikasjon Gjennomføringsfasen pkt 6.2 Konkurransebetingelser Leverandørvalg Kontrakt bestilling Oppfølgningsfasen pkt 6.3

Anskaffelsesprosessen i Oslo kommune
PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON KONKURRANSEBETINGELSER GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE LEVERANDØRVALG KONTRAKT / BESTILLING Vedtatt av bystyret i 1999 – revidert april Egen modul på kurset. Ikke spesielt kommunalt Regelverket om virksomhetens ansvar omhandler hele prosessen Lov om offentlige anskaffelser m forskrifter regulerer hovedsakelig gjennomføringsfasen. Kun få regler om planleggingsfasen – men indirekte sier lov og forskrift at det i denne fasen beslutningene fattes Hvilke regler som gjelder Forhandling egen modul Oppfølgningsfasen ingen regler i lov og forskrift – avtaleretten som gjelder Behandles i egen modul om kontrakter og kontraktsoppfølgning KONTRAKTSOPPFØLGING OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

Eksterne regler Lov om offentlige anskaffelser
Forskrift om offentlige anskaffelser

Grunnloven § 3 EØS-avtalen med direktiver ”Alle” lover
Lov av 27/11-92 EØS-avtalen ”Alle” lover Lov om offentlige anskaffelser Forskrifter om offentlige anskaffelser Grunnlovens § 3 ”Den utøvende makt er hos Kongen…… Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen

Anskaffelsesprosessen i et nøtteskall Gjennomføring av konkurransen
Planlegging Gjennomføring av konkurransen Oppfølging Behovet Markedet Spesifikasjon Kontraktens verdi Konkurranse- form Kunngjøring Saksbehandling Konkurranse grunnlag Valg av leverandør Kvalifikasjon- spørsmålet Tildelings- spørsmålet

§1 - Lovens formål Effektivitetshensynet Forretningsmessighet
Leverandørens rettsikkerhet Kravet til likebehandling Kravet til etisk adferd Fundament for tolkning og anvendelse av anskaffelsesregelverket § 1 Formål Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med høy integritet, slik at allmennheten kan ha tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Ad effektivitetsprisnippet; Riktig varer/tjenester av ønsket kvalitet til lavest mulig pris. Dvs oppdragsgiver skal ikke fastsette strengere kvalifikasjoner enn nødvendig for å møte oppdragsgivers behov. (Behovsverifikasjon) Store krav til Anskaffelsesprosess Tilstrekkelig kompetanse – tverrfaglighet – samarbeid - sentralisering Reell konkurranse mellom leverandørene Vektlegging av LCC Etisk opptreden Ad forretningsmessighet; Det offentlige skal opptre som enhver annen profesjonell innkjøper på alle stadier i anskaffelsesprosessen, innenfor de rammer som regelverket setter. Sentralt er kravet til: Konkurranse Likebehandling Bruk av objektive og ikke-diskriminerende kriterier Ikke misbruke sin posisjon som stor innkjøper v for eksempel å sette urimelige kontraktsvilkår for leverandøren (begrenser konkurransen) Ikke ta utenforliggende hensyn (lokale marked). Ad likebehandling Ivaretakelse av rettssikkerheten for potensielle leverandører. Leverandørene skal behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen.

§ 2 - Oppdragsgivere Alle kommunens virksomheter inkludert KF’er
Kommunens AS’er i den grad de er kontrollert av det offentlige og de tjener allmennhetens behov og ikke er av forretningsmessig karakter

§ 4 - Rettighetshavere Alle virksomheter som er opprettet i samsvar med lovgivningen i en EØS-stat og som har sitt sete, hovedadministrasjon eller hovedforetak Interne leverandører (en annen virksomhet i Oslo kommune) har ikke rettigheter Saksbehandlingsregler som skal sikre etterlevelse av de grunnleggende prinsipper Reglene er IKKE en intern instruks ! - dvs. leverandører kan påberope seg overtredelse av reglene - klage til oppdragsgiver - gå til domsstolene - klage til ESA - Tvisteløsningsorgan KOFA

§ 5 - Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted noen forskjellsbehandling mellom leverandørene Anskaffelsen skal så langt det mulig være basert på konkurranse Oppdragsgiver skal sikre hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen Hvorfor ? Sikre at anskaffelser skjer i konkurranse! Sikre at formålet om kosteffektive anskaffelser ivaretas Ivareta leverandørenes rettsikkerhet Kan påberopes som selvstendig grunnlag for feil ved gjennomføringen Samtlige prosedyreregler/saksbehandlingsregler i forskriften er laget for å ivareta ett eller flere av de grunnleggende kravene Være retningsgivende for tolkningen av reglene i foa: - Hvordan skal reglene forstås? - Hvordan gjelder der forskriften er taus?

Kravet til konkurranse
Plikt til å sørge for at anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Gjelder fra kr 0! Må ha særskilt hjemmel i foa for å gå bare til èn, har man ikke det – ulovlig direkte anskaffelse Kravet til konkurranse ivaretas ved å la flere leverandører få delta Sørge for effektiv og reell konkurranse i alle faser Se side 181

Forutberegnelighet Kravet til forutberegnelighet ivaretas gjennom :
Hva skal anskaffes ( ytelsen / behovet ) Ved å fortelle hva slags konkurranse - anbud eller forhandling ? Hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe Hvilke krav som stilles til leverandørene Hvordan velge ut hvilke leverandører som skal inviteres Hvilke krav som stilles til tilbudet og dets dokumentasjon Hvordan selve tilbudene vil bli evaluert - bare pris eller også andre kriterier ? Forutberegnelighet Anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene Plikt for oppdragsgiver å informere markedet om hvordan anskaffelsesprosedyren skal gjennomføres, krav til leverandøren , hva som er viktigst, pris eller kvalitet mv Viktig for at leverandørene kan vurdere om de vil være med i konkurransen eller ikke. Tid og ressurser. Også viktig for at leverandørene i ettertid kan kontrollere om prosessen har foregått slik den ble forespeilet Fremmer likebehandling av leverandørene, for oppdragsgiver kan ikke endre premissene og vilkårene for konkurransen for å tilgodese en bestemt leverandør.

Kravet til etterprøvbarhet/gjennomsiktighet
Krav til etterprøvbarhet ivaretas ved : Dokumentasjon av prosessen Alle aktiviteter, beslutninger og vurderinger, for eksempel krav om anskaffelsesprotokoll Protokoll fra kr Leverandøren har krav på en begrunnelse på hvorfor de ble avvist, eller ikke valgt mv SKRIFTLIGHET!!! Se side 35 og 36

§ 6 - Ressurs- og miljøbevisste anskaffelser
Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

Foa. del I - alminnelige bestemmelser
Generelle regler for konkurransen - Formål - Grunnleggende krav (noe annerledes utformet enn i loven) - Krav til konkurranse uansett verdi på anskaffelsen Offentlighet Taushetsplikt Habilitet Bruk av rådgivere Språkkrav Opplysningsplikt/begrunnelsesplikt Bruk av kontraktsstandarder

Del I - foa. § 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser,
Krav til konkurranse Ikke diskriminere pga. nasjonalitet eller lokal tilhørighet Likebehandling av leverandørene Ikke dele opp en anskaffelse med hensikt å omgå regelverket Proporsjonalitet: oppdragsgiver skal gjennomføre anskaffelsen på en måte som står i forhold til anskaffelsen God anbuds- og forretningsskikk Krav til dokumentasjon Objektive og ikke diskriminerende kriterier Livssykluskostnader, miljømessige konsekvenser, universell design / utforming De grunnleggende kravene i lovens § 5 er gjentatt med litt andre ord.++ Konkurranse er presisert Presisert at kravet til forutberegnelighet skal ivaretas: leverandørene skal få mulighet til å bli kjent m de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt. Ny bestemmelse: Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen (ivaretar kravet til proposjonalitet og også lovens krav til ”forretningsmessighet”)

Del I - Offentlighet Foa. § 3-2 tre sentrale dokumenter
- Anskaffelsesprotokoll - Tilbud - Innstilling på kontraktstildeling Hovedregel - offentlighet hvis ikke unntak - unntak i forskrift til offentlighetsloven 14.februar 1986 pkt V nr 12 for tilbud og anskaffelsesprotokoll - unntak for innstillingen i Offl. § 6nr 2b Meroffentlighet skal vurderes - unntak taushetsbelagte opplysninger

Del I - Offentlighet, foa. § 3-5
Oppdragsgiver kan etter egen vurdering gi innsyn i disse dokumenter(såfremt dokumentene ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger), jf. Offl. § 5a, jf. Fvl. § 13 Nye regler vedtatt (ikke ikraft): Anskaffelsesprotokoll er offentlig fra det tidspunkt avgjørelsen om valg av leverandør er fattet, dvs ved meddelelsesbrevet om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med

Del I - Taushetsplikt, foa. § 3-6
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen gjelder. Konkret vurdering av hva som er forretningshemmelighet”. - total pris ? - enhetspris, delpriser ? - metodebeskrivelser ?

Del I - habilitet, foa. § 3-7 Forvaltningslovens §§ 6 – 10 gjelder, Kommunelovens § 40 nr. 3 Du er inhabil i prosessen dersom din deltagelse er egnet til å skape mistillit Dersom din overordnete er inhabil, er også du det. Formålet med regelen er å sikre at alle aktører har tillit til at alle beslutninger i anskaffelsesprosessen er basert på objektive og saklige hensyn Habilitet må vurderes tidlig i prosessen

Del I - bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, foa
Fullt lovlig å bruke innleide konsulenter / rådgivere i anskaffelsesprosessen, herunder bistand til spesifikasjon Pass på at den innleide konsulenten ikke får en fordel i en eventuell senere konkurranse som kan utelukke konkurranse Kan medføre plikt til å avvise leverandøren, foa. §§11-10 og 20-12f Krav til likebehandling Må foreligge en reell fare for at konkurransen begrenses - en konkurransevridning av betydning Likebehandlingskravet Tilsier at vi må sørge for at alle leverandørene får tilgang på samme informasjon. Det betyr at vi må vurdere hvilken dokumentasjon som skal følge med konkurransegrunnlaget . For eksempel rapporter, grunnlagsmateriale mv som den innleide leverandøren har vært med på å utarbeide Lenger frist?

forts. bruk av rådgivere
Ordlyd - utarbeidelse av spesifikasjonene - også rådgivning på andre felt kan stride mot likebehandlingsprinsippet Må foreligge en reell fare for at konkurransen begrenses en konkurransevridning av betydning Gjennomgang av ”syretest” – 9 spørsmål

forts. bruk av rådgivere - 9 kontrollspørsmål
Hvilket omfang har rådgivningen hatt? Har R. tilpasset spesifikasjonene til egen ytelse? Har produktet av R. blitt stilt til disposisjon til de øvrige potensielle tilbydere? Hvilken innflytelse har O. hatt på den endelige utformingen av spesifikasjonene? Har R. kunnet tilegne seg kunnskap av betydning for konkurransen som ikke de øvrige har fått? Har R. fått et tidsmessig forsprang når tilbudet skal utarbeides? Er spesifikasjonene naturlige ut fra O’s behov? Ville O. kunnet tilegne seg rådene fra andre enn R.? Hvordan påvirker valget R’s mulighet til å vinne konkurransen ?

Del I - Språkkrav, foa. § 3-9 Juridisk: - Kun kunngjøringer etter kap 6 (EØS kunngjøringer må oversettes til EU-språk - Alle øvrige dokumenter som omfatter konkurransegrunnaget kan utformes på norsk. Oppdragsgiver kan kreve at tilbudet skal utformes på norsk Anskaffelsesfaglig: Vurder!!

Del II - Innsynsrett og krav på begrunnelse
ved offentlige anskaffelser Anskaffelser er forretningsmessige avtaler, ikke enkeltvedtak Forvaltningsloven gjelder, unntatt del IV-VI som gjelder regler om begrunnelse, innsyn og klagerett, dvs. ikke partsinnsyn som etter fvl. Om forvaltningsloven får anvendelse får betydning for både saksbehandlingen og partenes rettigheter. Anskaffelser er ikke enkeltvedtak etter forvaltningslovens § 2 a og b. Dette fordi beslutninger truffet under en anskaffelsesprosedyre ikke kan sier å bære truffet ”under utøving av offentlig myndighet” men derimot har karakter av å være privatrettslige disposisjoner. Det følger av fvl. § 3 at kapitlene IV - VI ikke kommer til anvendelse, dvs reglene om begrunnelse og klagerett. Dette har den betydning av deltakernes og utenforståendes rettigheter i forbindelse med en offentlig anskaffelse må reguleres av OK interne regelverk og av Offentlighetsloven. Flere det skal tas hensyn til: det offentlige, deltagere som ikke fikk være med i konkurransen fordi den ikke var kunngjort og deltagere som deltok men som ikke ble vurdert kvalifisert eller som fikk sitt tilbud forkastet. I tillegg er skillet før og etter kontraktstildeling viktig. Offentlighetsloven § 5; forretningshemligheter skal unntas offentlighet. Her må innkjøper konkret vurdere hvorvidt det er en forretningshemlighet Forskrift av 14/2-86, m hjemmel i Fvl. § 11 at anbud, tilbud og anbudsprotokoll kan unntas offentlighet. Dette gjelder også dok utarb i forb. M ansk Ikke rett til innsyn i sakens dokumenter, men begrunnelse for beslutningen.

forts. innsynsrett og krav på begrunnelse, §§ 11-14 og 20-16
Når skal det begrunnes? Når man avviser en leverandør eller et tilbud Når man forkaster et tilbud Når en konkurranse avlyses Når man har til hensikt å tildele kontrakt Innholdet i en begrunnelse / meddelelsen Slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskrav Avvisning av leverandør: Fordi han ikke er kvalifisert Fordi han ikke er valgt ut til å bli med i konkurransen (begrensede konkurranser) Avvisning av tilbud Fordi det kom for sent Fordi det ikke har karakter av å være et tilbud Tildeling av kontrakt Tildeler ikke kontrakt med en gang Hva skal begrunnelsen inneholde av informasjon? ”Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig” Saklig og forsvarlig: Det må opplyses noe om prisnivået og valgte leverandør Hvordan det valgte tilbudet skåret i forhold til andre tilbud Nærmere begrunnelse til den enkelte leverandør dersom leverandøren skriftlig ber om det.

Innhold i begrunnelsen / meddelelsen
Hvem som skal tildeles kontrakt Begrunnelsen for valget - Vinnerens relative fordeler - KOFA har uttalt i flere saker at henvisning til tildelingskriteriene ikke er nok! ”Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg av tilbud har vært saklig og forsvarlig, basert på korrekt faktisk grunnlag og i samsvar med angitte tildelingskriterier” Angi klagefrist - konkret vurdering - avhengig av anskaffelsen kompleksitet - anbefalt 7-10 dager Eksempler i MODs veileder ”beste praksis”. KOFA saker : (2003/3,2003/251,2004/24) KOFA 2005/252 ” Etter min oppfatning så er mitt svar til deg både langt nok og fullstendig nok, spesielt i lys av at vi tok deg med i vår vurdering på tross av at du ikke hadde svart på alle punkter i vår forespørsel. Jeg vil foreslå at vi for fremtiden bruker vår tid på saker som kan være av betydning og ikke bruker mer tid på saker av denne karakter.”

Henvendelse til markedet
Disposisjon Henvendelse til markedet Konkurranseform og frister Behandling av tilbud 4 3 5 Terskelverdier 2 Avslutning av konkurransen 6 1 7 Hvilke regler og hvorfor KOFA Kunngjøring

forts. terskelverdier (beløpsgrenser)
Viktig å vite hvordan vi skal beregne størrelsen på kontrakter for å vite om det er plikt til å kunngjøre og i tilfelle hvor - nasjonalt eller EØS? dvs. beregning av kontraktens verdi har kun betydning for OM og i tilfelle HVOR kontrakten skal kunngjøres og HVILKEN DEL av forskriften som gjelder Anskaffelsens verdi beregnes på grunnlag av den samlede verdi av de kontrakter som utgjør anskaffelsen på kunngjøringstidspunktet”. Ny regel …det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen” dvs. kan være verdien av flere kontrakter Vurderingstemaer: Samme behov? Nærhet i tid? Samme prosjekt? Samlede verdi av de kontakter som utgjør anskaffelsen på kunngjøringstidspunktet En planlagt ytelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå at regelverket kommer til anvendelse Ved kontrakter på 4 år eller mindre, skal beregningsgrunnlaget være kontraktens anslåtte verdi for hele løpeperioden Kontrakter som inngås regelmessig , enten den faktiske samlede verdi, eller verdien av tilsvarende anskaffelser de 12 foregående måneder korrigert for mulige mengde endringer

FORSKRIFT om offentlige anskaffelser - hvilken del regulerer hva ?
TERSKELVERDIER: Loa og foa del I og del III Over EØS terskelverdi EØS-kunngjøring Kr 1,7/43,5 mill Loa og foa del I og del II under EØS terskelverdi og alle uprioriterte tjenester Nasjonal kunngjøring i Doffin Kr EU direktivene forutsetter at det er kun kontrakter av en viss størrelse som er interessant for leverandører over landegrensene Plikt til å la utenlandske leverandører få delta i konkurranse om disse kontraktene Uprioriterte tjenester Tjenester som er unntatt EU-direktivene og som det ble antatt ikke var interessant for konkurranse over landegrensene. Derfor ikke omfattet av EU-direktivene. Helse- og sosialtjenester, fritids-, kultur og sportstjenester, hotell- og resturantvirksomhet, juridiske tjenester I Norge har vil tilsvarende regler også for de uprioriterte tjenestene, men de er noe mer fleksible. Anledning til å velge prosedyre (anbud eller forhandling) Kortere frister, ikke så strenge krav til hva slags dokumentasjon som kan tillates mv. Anskaffelser etter forskriftens del II dvs anskaffelser over terskelverdiene Den store hovedregel er Anbudskonkurranse Snever unntakshjemmel til konkurranse med forhandling Absolutte minimumsfrister Anskaffelser etter forskriftens del III Dvs anskaffelser under terskelverdiene og uprioriterte tjenester Valgfri prosedyre: anbud eller forhandling Skjønnsmessig frist- rimelig tid Loa og foa del I Alminnelige regler Ingen pliktig kunngjøring i Doffin Kr 0,-

Vedlegg 5 og 6 Prioriterte og uprioriterte tjenester
Prioriterte tjenester vedlegg 5 Listet opp – kontrakter som er vurdert egnet for konkurranse over landegrensene Uprioriterte tjenester vedlegg 6 Listet opp – kontrakter som ikke er vurdert egnet for konkurranse over landegrensene – Ikke plikt til kunngjøring i hele EØS området og derfor mindre strenge saksbehandlingsregler Prioriterte tjenester er positivt listet opp, bla Vedlikehold, reparasjon Transport EDB Regnskap, revisjon Arkitektvirksomhet Reklametjenester Uprioriterte tjenester bla. Helse- og sosialtjenester Fritids- kultur og sportstjenester Juridiske tjenester Hotell og restaurantvirksomhet Hva er ”andre tjenester” ? – det er IKKE alle som ikke er listet opp under prioriterte

Hvilke regler gjelder for anskaffelser
Loven og forskriftens del I og III og Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen De grunnleggende prinsipper Kunngjøringsplikt i Doffin/(TED) Krav om skatteattester og HMS-erklæring Protokollføringsplikt Kunngjøringsplikt av konkurransen i Anskaffelsesportalen

Tillatte anskaffelsesprosedyrer § 4-2
Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) – en prosedyre som ikke tillater forhandling Konkurranse med forhandling - Konkurranse i ett trinn (alle leverandører kan levere inn tilbud ) - kun under EØS terskel og uprioriterte tjenester - Konkurranse i to trinn (begrenset konkurranse) Konkurransepreget dialog konkurranse der oppdragsgiver fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det inngis konkurrerende tilbud Anskaffelse etter forskriftens Del I En direkte henvendelse til flere leverandører (dvs. ikke pliktig kunngjøring av konkurransen)

forts. tillatte anskaffelsesprosedyrer
Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) Åpen anbudskonkurranse: prosedyre som tillater ale interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Begrenset anbudskonkurranse: prosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling

Tillatte anskaffelsesprosedyrer
Konkurranse med forhandling Konkurranse der oppdragsgiver hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører Konkurranse i ett trinn (alle leverandører kan levere inn tilbud ) - kun under EØS terskel og uprioriterte tjenester Konkurranse i to trinn (begrenset konkurranse) prosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud,

Invita-sjon til kvalifiserte leverandører
Når skjer vurderes hva? K U N G J Ø R I T L B D S F Åpen anbudskonkurranse (ett trinn) Frist for søknad om å delta Begrenset anbuds -konkurranse Konkurranse med forhandling. I kvalifikasjonsvurderingen II Tilbudsevaluering Konkurranse med forhandling (i ett trinn) Invita-sjon til kvalifiserte leverandører Tilbudsevaluering, II Tilbudsevaluering,II kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen

Anskaffelser under EØS-terskelverdi
Valgfrihet: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling (i ett trinn) Konkurranse med forhandling (i to trinn) (Konkurransepreget dialog)

Anbud eller forhandling under EØS?
Anskaffelser etter forskriftens del II, dvs. under terskel eller for uprioriterte tjenester; Valgfrihet – enten anbud eller forhandling Anskaffelsesfaglig vurdering av hvilken prosedyre som skal velges - eks. ny teknologi? Forhandling skal ikke velges fordi man ønsker å ”ta igjen unøyaktigheter” eller ”forhold man ikke har tatt seg bryet med å tenke på” under forhandlingene – Forhandling tar tid !!

Anskaffelser over EØS terskelverdi
Anskaffelser etter forskriftens del III, dvs. over terskel:* ANBUDSKONKURRANSE er den store hovedregel! (Åpen eller begrenset) Positiv hjemmel for konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Oppdragsgivere som utøver virksomhet omfattet av forsyningsforskriften, kan benytte konkurranse med forhandling uten at vilkårene i forskrift om offentlige anskaffelser er oppfylt. - Har med andre ord valgfrihet også over terskelverdi § 14-2 konkurransepreget dialog ved kontrakt som er særlig komplekse, a) dvs når oppdragsgiver ikke er i stand til å objektivt å presisere de tekniske vilkår som kan oppfylle deres behov og formål eller b) objektivt å presisere de rettslige eller finansielle forhold i forbindelse med prosjektet §14-3 – konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring - a) når tilbudene i en forutgående anbudskonkurranse er ukorrekte, akseptable forutsatt at det ikke foretas vesentlige endringer i de opprinnelige kontraktsvilkår. 1. Konkurransen har vært kunngjort som en anbudskonkurranse 2. Anbudskonkurransen har vært mislykket av en eller annen grunn 3. Konkurransegrunnlaget i den nye kunngjorte konkurransen ska ikke endres vesentlig!! (i forskriften står det kontraktsvilkår: les konkurransegrunnlaget! § 14-3 b) i særlige tilfelle hvor tjenesten eller bygge- og anleggskontraktens art eller tilknyttet risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse § 14-3 c) Ved tjenestekontrakter av en slik art at spesifikasjoner kan utformes slik at tilbudene blir sammenlignbare, særlig på området for intellektuelle tjenester § 14-3 d) FOU bygge- og anleggskontrakter. Kontrakter utelukkende til forsknings- forsøks og utviklingsformål og ikke for å sikre lønnsomhet § 14-4 Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring Enda strengere enn § 14-3 Enten tidligere mislykket konkurranse, tilbudene er ukorrekte og uakseptable, ikke vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget og alle som inviteres til forhandling skal oppfylle de formelle kravene (dvs ikke grunnlag for avvisning)

Åpen eller begrenset konkurranse?
Her velger oppdragsgiver ut fra anskaffelsesfaglig vurdering Gjelder både for anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling Momenter for vurdering : - Mange eller få leverandører som forventes å inngi tilbud? - Tidkrevende for leverandøren å utarbeide tilbud? - Tidkrevende for oppdragsgiver å evaluere tilbud? - Forhandlet konkurranse – mange leverandører? - Hvor lang tid til rådighet? Haster det? - Hva slags type anskaffelse? Vare/Tjeneste/Bygg- og anlegg?

Tid for gjennomføring over EØS terskelverdi- sammenligning
Åpen anbudskonkurranse Minimum 45 dager Evaluering 7 =62 10 dg kunngjøring tilbudsfrist klagefrist Begrenset konkurranse (anbud - forhandling) Minimum 30 dager 40dg Evaluering 5 Evaluering 5 =90 10 Åpen anbudskonkurranse frist for mottak av tilbud, § fristen skal være tilstrekkelig lang Min 45 dager (tidl 52) men skal forlenges forholdsmessig v rettelser, suppleringer, befaring mv. Minimumsfrist kan forkortes ved veiledende kunngjøring Fristen skal være tilstrekkelig lang men generelt minst 29 dager – må ikke settes kortere enn dager (kan forkortes med 16 dager) Minimumsfrist kan forkortes ved full elektronisk tilgang til dokumenter minst 40 dager (forkortes med 5 dager) Begrenset anbudskonkurranse § 19-2 Konkurransepreget dialog § 19-3 Konkurranse med forhandling § Frist for forespørsel om deltagelse: 30 dager (tidl. 37 dager) Frist for mottak av tilbud: 40 dager (tidl. 40 dager) - skal forlenges forholdsmessig dersom suppleringer, rettelser, befaringer mv - kan forkortes dersom veiledende kunngjøring til 29 dager (45 dager i forkant og høyst 12 mnd) kan forkortes m 5 dager dersom full elektronisk tilgang til konkurransegrunnlag (dvs minst 35 dager) søknadsfrist tilbudsfrist kunngjøring klagefrist

Nye frister for mottak av tilbud
Forskriften del II (under EØS terskelverdier) - Tilstrekkelig lang!! § 10-1

Åpen anbudskonkurranse
Prosedyre i ett trinn, men to vurderinger: I Utvelgelse II Tildeling II. Realitetsbehandling av tilbudet fra kvalifiserte leverandører Kunngjøring Tilbudsfrist I. Utvelgelse - vurdere leverandørenes egnethet FORKASTE/ INNSTILLE Tildelingskriterier - Det økonomisk mest fordelaktige tilbud lavest pris Avvise?

Begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling
Tildeling av kontrakt skjer alltid i to trinn: I Utvelgelse II Tildeling Invitasjon Kunngjøring Frist for forespørsel om deltagelse Tilbudsfrist Forespørsel om deltagelse med Innsendelse av etterspurt dokumentasjon Vurdering av leverandørenes kvalifikasjoner Realitetsbehandling av tilbudet FORKASTE/ INNSTILLE Avvisning av lev. som ikke er kvalifisert Tildelingskriterier - Det økonomisk mest fordelaktige tilbud lavest pris

Rammeavtaler – nye regler
Rammeavtale § 4-2 f. - definisjon ” avtale mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder” Øvrige regler i §§6-1 til 6-3 / 15-1 til 15-3. Forskriften er lik over og under terskelverdiene ( inkludert uprioriterte tjenester). De nye reglene endrer ikke tidligere grunnleggende krav til kontrahering Loven §3. etterfølgende ”minikonkurranser innført som ny metode. Rammeavtale er ikke en prosedyre, men et kjøpssystem som kan benyttes gjennom bruk av de alminnelige prosedyrene (anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling) Dvs at alle regler som kunngjøringsregler, tidsfrister, kvalifikasjonskrav og tildelingskrav gjelder §§6-1 og 15-1 – avtalen gjelder mellom partene. Verken nye oppdragsgivere eller leverandører kan slutte seg til avtalen. Maks 4 års varighet. KOFA-avgjørelser. Vurdert i forhold til det grunnleggende kravet i loven § 3 – kontrahering / kontraktsinngåelsen. Hvordan skal avrop gjennomføres ? Der hvor det ikke ved kontraktssignering er avklart hovedelementer – volum, fordelingsnøkkel/ prioritering mellom leverandørene, pris ( ?) etc. har KOFA kommet til at prosessen framstår som en uferdig prosess. Avrop på rammekontrakten må da gjennomføres i ny konkurranse dersom verdien er høyere enn terskel. Også vurdert i forhold til kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, §5. Flere innkjøpere har kritisert avgjørelsene – det er vanskelig ( ikke mulig ! ) å angi i forkant.

forts. rammeavtaler Rammeavtaler inngås som hovedregel etter anbudskonkurranse Partene må være definert i avtalen og kontraktene innenfor rammeavtalen kan kun inngås mellom disse Maksimal lengde på avtalen 4 år, m mindre særlig berettiget ut fra rammeavtalens lengde Oppdragsgiver må ikke misbruke rammeavtaler eller anvende dem på en måte som hindrer konkurranse

forts. rammeavtaler – §§ 6-2 og 15-2
En leverandør og alle vilkår fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen som fastsetter alle vilkårene med leverandørene 2. Så tildeling av enkeltkontrakter innenfor rammeavtalen…på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen. Ikke ny konkurranse

forts. rammeavtaler – §§ 6-2 (2) og 15-2 (2)
En leverandør og alle vilkår ikke fastsatt på forhånd Tilbudet kan suppleres eller presiseres Vilkår: det skal foregå skriftlig og partene må ikke foreta vesentlige endringer i avtalevilkårene Fremgår av § 6-2(2) og § 15 – 2(2) at tilbudet kan utfylles også ved rammekontrakt kun med en leverandør. I hht Deps veilieder (utkast) kan også den endelige prisen fastsettes først ved tildeling av den endelige kontrakt. Anskaffelsesfaglig er vel det ikke så smart der det kun er en leverandør

forts. rammeavtaler – flere leverandører foa. §§ 6-3 og 15-3
Flere leverandører og alle vilkår fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen: Del III Rammeavtalen fastsetter alle vilkårene med leverandørene, min 3 leverandører dersom ”tilstrekkelig egnede tilbud” - tildelingskriterier Del II Ikke krav til 3 leverandører. Må foreta konkret vurdering. Tildelingskriterier Slike avtaler ofte omtalt som parallelle rammekontrakter. KOFA har i flere saker konkludert med at rammeavtaler som ikke inneholder en fordelingsnøkkel eller mekanisme for tildeling av bestillinger på rammeavtalen, er i strid med kravene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i loven Krav etter foa del III I deps veileder (utkast) antar departementet at forskriftens henvisning til ”tilstrekkelig egnede tilbud” betyr at bestemmelsen er ment å åpne for inngå rammeavtale med færre enn tre leverandører dersom øvirge tilbud er akseptable, for eksempelpga alt for høy pris.

2. Tildeling av enkeltkontrakter på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen Må være en mekanisme for fordeling av de enkelte kontrakter mellom rammeavtaleleverandørene - eks: dersom 3 leverandører: Leverandør A kontaktes først, så leverandør B osv. Eller hver leverandør skal ha ca 30 % av volumet Problematisk anskaffelsesfaglig: Der man kontakter leverandør A først, så vil leverandør A kanskje ønske å ta hele markedet og bygge seg opp slik at han alltid vil kunne levere. Leverandør B og C vet faktisk ikke om de får noen enkeltkontrakter i det hele tatt. Eller kanskje veldig få. Dette må leverandørene ta høyde for – dvs hvilke vilkår skal jeg legge inn i tilbudet mitt? Hvis jeg vinner, dvs blir leverandør A – hvilke vilkår vil jeg da legge inn? Men hva hvis jeg blir leverandør C? Oppdragsgiver må antagelig her åpne opp for at leverandøren angir forkjellige vilkår avhengig av hvilken leverandør han blir 33.3% av volumet. Her må oppdragsgiver estimere volumet på forhånd og tildele kontraktene i henhold til dette. Men hva dersom volumet blir mindre enn antatt og en leverandør ikke har fått hele sin kvote på 33.3% ?? Må antagelig her ta forbehold om at volumet kan bli mindre (og større) og at hver leverandør vil få mellom 30 – 40 %??

Flere leverandører og alle vilkår er ikke fastsatt på forhånd: 1. Først tildeling av rammeavtalen med minimum 3 leverandører, tildelingskriterier 2. Etterfølgende MINIKONKURRANSE mellom rammeavtaleleverandørene Slike avtaler ofte omtalt som parallelle rammekontrakter.

MINIKONKURRANSE Kan presiseres hva som etterspørres – obs ”vesentlighetskravet” Kan være andre tildelingskriterier enn ved tildeling av rammeavtalen, eller de kan presiseres - må fremgå av kunngjøring eller konkurransegrunnlag Rammeavtaleleverandørene gis en viss frist for å utarbeide tilbudet - fortrolig I visse tilfeller kan det være aktuelt å presisere de betingelsene som er brukt for rammeavtalen. Det kan for eksempel være volum, leveringstid eller service

forts. rammeavtaler – FELLES
Hvem som er parter i rammeavtalen må fremgå av kunngjøringen Ikke mulig å føye til nye leverandører til en inngått parallell rammeavtale Meddelelse om tildeling av rammeavtale ihht § 13-3 og § 22-3 (begrunnelsesplikt) Meddelelse om tildeling av det enkelte kontrakt i minikonkurranse: god forvaltningsskikk tilsier at de enkelte leverandører får tilbakemelding Slike avtaler ofte omtalt som parallelle rammekontrakter.

forts. rammeavtaler – FELLES
Som hovedregel ikke lenger varighet enn 4 år, verken for rammeavtalen eller tildeling av enkeltkontrakten Ferdig levering Bestilling Kontraktsundertegning Slike avtaler ofte omtalt som parallelle rammekontrakter. § 6-1(4) Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn 4 år, med unntak av særlige tilfeller som er begrunnet ut fra formålet med rammeavtalen - Fra undertegning av rammeavtale og frem til siste bestilling foretas. Selv om det tar en stund å gjennomføre leveringen av siste bestilling. I utkast til veileder fra Departementet heter det at det i følge en uttalelse fra Kommisjonen følger at leveranser på bakgrunn av rammeavtalen mp være utført innen utløpet en absolutt 4 årspersiode. Sue Arrowsmith mener at kommmisjonens uttalelse må forstås slik at det kan inngås kontrakter på bakgrunn av rammeavtale, der kontrakten kan løpe Hvor lang tid ( mnd. / år) ? 4 år

eksempel på rammeavtale med minikonkurranse
Konsulenttjenester – inngåelse av avtaler med flere leverandører innen et visst område Tildelingskriterier for rammeavtalen Pris, oppdragsforståelse/metode, evne til å overføre kompetanse, leveransesikkerhet Tildelingskriterier for den enkelte kontrakt Pris, leveringstid, tilbudt personell, løsningsforslag, oppdragsforståelse

Disposisjon 1 Henvendelse til markedet Konkurranseform Behandling av
og frister Behandling av tilbud 4 3 5 Terskelverdier 2 Avslutning av konkurransen 6 1 7 Hvilke regler og hvorfor KOFA Kunngjøring

Konkurransebetingelser: 1. Kunngjøring og tilbudsbestemmelser 2. Kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag Kvalifikasjonsgrunnlag Hvilke kvalifikasjoner ønsker vi at leverandøren skal ha og hvordan skal han dokumentere disse? obligatoriske: skatteattester og HMS - valgfrie Forskriften: Krav til leverandøren, herunder til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørens tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelilghet Eksempler på kvalifikasjoner ved konsulenttjenster/intelektuelle tjenster: Krav til god økonomi - Årsregnskap, bankgaranti Krav til erfaring Referanser Krav til gjennomføringsdyktighet – størrelse på selskap Krav til kvalitetssikringssystem Krav til spesiell kompetanse – formell utdannelse, kompetanse på visse analyseverktøy og lignende Krav til samarbeidsevne – tidligere referanser , intervju? Vilkårene for konkurransen kan være kun selve kunngjøringen, eller kunngjøringen sammen med et eget dokument kalt konkurransegrunnlag (jf. foa. §§ 8-1 og 17-1) ”Dersom vilkårene ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag….”

forts. tilbudsbestemmelser
SKAL KRAV: Hvordan konkurransen skal gjennomføres: anskaffelsesprosedyre - frist for mottak av tilbud, eventuell merking - vedståelsesfrist - kriterier for tildeling av kontrakt (med mindre angitt i kunngjøring) - språk, henvisning til kunngjøring - dersom krav til oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf. § 17-3 Spilleregler for saksbehandlingen frem til kontraktsinngåelse hvilket tilbud som vil bli valgt Skal konkurrere på samme vilkår- likebehandling/ikke-diskriminering Spillereglene er tilkjennegitt - forutberegelighet/etterprøvbarhet

forts. tilbudsbestemmelsene
KAN-KRAV : Dersom anledning til å innlevere tilbud på deler av anskaffelsen (deltilbud) Dersom det er anledning til å innlevere alternative tilbud – da skal i tilfelle minstekravene angis Til og sted for eventuell anbudsåpning Eventuelle krav til faste ansette eller lærlinger Eventuell tilbudsbefaring/ konferanse

Hvorfor konkurransegrunnlag?
Behov for å presisere hva vi ønsker å kjøpe Behov for å gi potensielle tilbydere informasjon om hvordan vi vil opptre i tiden frem til kontraktsinngåelse, dvs. vilkårene for konkurransen

forts. konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget skal inneholde alle de nødvendige opplysninger til å utarbeide et fullverdig tilbud Hva etterspørres (hva skal anskaffes og formålet)? Hvem er brukerne, hvor lenge Hvilke kontraktsbestemmelser gjelder? Hva slags konkurranse (anbud eller forhandling)? Stilles det krav til leverandørens kompetanse mv? Når skal tilbudet innleveres? Hvordan vil Oslo kommune evaluere tilbudene? Hvor lenge skal de vedstå seg tilbudet sitt? Det som fremgår av konkurransegrunnlaget må ikke stride imot det som er kunngjort!! Konkurransegrunnlag Hva som skal anskaffes? Hvilken anskaffelsesprosedyre? Hvordan tilbudet og eventuelle vedlegg skal utformes, språk Endelig frist for mottak av tilbud Krav til leverandørene? Hvordan tilbudene skal evalueres, vekting Hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsvilkår som gjelder SKAL-krav : Beskrivelse av hvilken ytelse som skal anskaffes, jf § 8-3, § 17-3 Beskrivelse av HVA som skal anskaffes og ikke HVORDAN leverandøren skal levere, åpen spesifikasjon Ved utforming av kravene skal livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser vektlegges Dersom det er anledning til å inngi tilbud på deler av oppdraget skal dette opplyses Eventuelle opsjoner Hvilke kontraktsvilkår

Supplerende opplysninger
Foa. §§ 8-2 og §17-2 Oppdragsgiver har adgang til å supplere, rette eller endre konkurransegrunnlaget Dette må skje før tilbudsfristens utløp De supplerende opplysninger må ikke endre konkurransegrunnlaget vesentlig Dersom det skjer kort tid før fristens utløp, må fristen forlenges for at leverandørene skal kunne ta hensyn til dette Alle leverandørene som har fått konkurransegrunnlaget skal få de supplerende opplysninger

Leverandørene kan be om opplysninger
Leverandørene kan be om opplysninger, presiseringer mv. Svar på slike spørsmål skal sendes samtlige leverandører som har fått konkurransegrunnlaget. forankret i likebehandlingsprinsippet! Nytt verktøy/funksjon i både Doffin og Anskaffelsesportalen forenkler denne oppgaven.

Kvalifikasjonskrav vs. tildelingskriterier
Leverandørens egnethet Oppfylles kravene - over listen? Tilbudets godhet Hvilket tilbud oppfyller kriteriene best?

Kvalifikasjonsvurderingen – enten/eller vurdering
B likeverdige C A God soliditet, Eks. + 5 mill i egenkap. D E Avvises oppfyller ikke kravet F

Kvalifikasjonsgrunnlaget
Del av tilbudsbestemmelsene : Regler for hvilke krav det stilles til leverandørene for deltakelse Tydelige krav - får den informasjonen vi vil ha - sikrer gode leverandører Forutberegnelighet Kvalifikasjonskravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen - suppleres eller utdypes i kvalifikasjonsgrunnlaget

Krav til leverandøren, foa. §§ 8-4 og 17-4
Hvorfor stille krav til leverandøren? For å sikre oss at han er egnet og har evne til å gjennomføre / oppfylle eventuelle kontraktsforpliktelse Kravene som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres Hva slags krav kan man stille til leverandøren? Konkret vurdering, men må ha betydning for den ytelse som skal leveres. Dersom langvarig kontrakt – sikre oss at han ikke går konkurs i kontraktsperioden Dersom stor risiko ved kontrakten - sikre oss at leverandøren tåler et mulig erstatningsansvar Dersom det kreves en spesiell kompetanse for å gjennomføre kontrakten -stille krav til spesifikk kompetanse, erfaring ol

Kvalifikasjonskravenes formål
Sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle den konkrete kontraktsforpliktelsen Kvalifikasjonskravene m/tilhørende dok. krav må; sammenheng med kontraktens gjenstand- forholdsmessighet, være relevant, dvs ikke være av uvesentlig betydning for anskaffelsen relevans ikke være diskriminerende ikke begrense konkurransen unødvendig Proporsjonalitet Utgangspunktet : et klart skille mellom kvalifikasjons- og tildelingskriterier Kvalifikasjon – forhold knyttet til leverandøren eller minstekrav til tjenesten / ytelsen eks. økonomisk soliditet, lokalitetenes utforming og standard, håndtering av lover og regler… Tildeling – forhold knyttet til tjenesten / ytelsen eks. kvalitet og pris… Kriterier som likevel kan være begge deler eks. kompetanse, referanser, leveringsdyktighet..

Konsekvenser av uteblitt eller mangelfull leveranse?
Betydning for oppdragsgiver evne til å utføre primæroppgaver Betydning for oppdragsgivers evne til å utføre øvrige oppgaver Hvilke økonomiske tap kan oppstå? Politiske sider Tap av troverdighet Ved vurdering av konsekvens - tilstrekkelig at en av faktorene er aktuell Vurderingsfaktorer; Grad av utvikling av produktet Kontraktens varighet Betalingsbetingelser, forskuddsvis/etterskuddsvis Erfaring fra tidligere leveranser EK`s størrelse i forhold til kontraktsverdi

Obligatoriske dokumentasjonskrav
Skatteattester foa. § 5-15 og § 12-9 ( felles §3-3) Skatteattest fra merverdiavgift - skattefogden Skatteattest for skatt- kemneren Alle norske leverandører HMS- egenerklæring foa. § 5-15 og § 12-10(felles §3-4) Gjelder for bygg – og anlegg og tjenestekjøp For arbeid som skal utføres i Norge Krav om gjengs lønn - Rundskriv 25/2006

Kvalifikasjonskrav etter forskriftens del II og III, foa
Kvalifikasjonskrav etter forskriftens del II og III, foa. §§ 8-4 og 17-4 til 17-7 Økonomiske, finansielle stilling Tekniske kvalifikasjoner faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet Kravet skal sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene Oppdragsgiver bestemmer selv nivået - Bergrensning = proporsjonalitetsprinsippet

Kvalifikasjons- vs. dokumentasjonskrav
Skille mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav - vilkår for deltakelse i konkurransen - økonomiske/finansielle og tekniske krav Dokumentasjonskrav, foa. del III strenge krav - bevis for at kravene er oppfylt dokumenter/papirer som viser at de krav vi har stilt er oppfylt Dokumentasjonskrav, foa. del II - ikke angitt

eksempel Økonomisk og finansiell kapasitet;
Krav: Det kreves god soliditet. Som bevis skal det fremlegges, eks (velg!!) Komplett regnskap fra selskapets siste 3 regnskapsår total omsetning egenkapitalgrad siste års årsberetning med revisor erklæring Bankerklæring/morselskapsgaranti evt. annen relevant informasjon

eksempel Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet Krav: Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som bevis skal det fremlegges, eks. oversikt over relevante oppdrag utført de siste fem år (b/a) liste over viktigste leveranser/utførte tjenester de siste 3 år referanser

eksempel Krav: God gjennomføringsevne.
Som bevis skal det fremlegges eks. Oversikt over samlede personalressurser Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over Oversikt over total maskinpark/verktøy/materiell Metoder for kvalitetssikring Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke Attester eller vitnesbyrd om utdannelse og yrkespraksis for leverandøren foretakets administrative ledelse med mer Angivelse av relevante miljøledelsestiltak leverandøren vil anvende ved utførelsen av kontrakten

Referanser som kvalifikasjon
Kriterier som ”effektivitet” og ”pålitelighet” kan bla. dokumenteres gjennom referanser Oppdragsgiver kan be leverandøren dokumentere kriteriene ved å vedlegge referanser fra leverandørens tidligere oppdrag Forskriften forutsetter at referansene er skriftlige (kravet til etterprøvbarhet) Referanser (attester) skal være utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet Råd: Be konkret om hva dere ønsker at referanseleverandøren skal synliggjøre i sin attest, for eksempel: er budsjett holdt, er milepæler nådd osv Er det anledning til å vektlegge egne referanser? For eksempel referanser fra Oslo kommune? Oppdragsgivers vurdering må bygge på objektive forhold, leverandøren må gjøres kjent med oppdragsgiver vurdering, dvs. skriftlighet!! Dvs. samme krav som for eksterne referanser Positive referanser - kan være i strid med likebehandlingskravet å vektlegge positive referanser, kan vektlegges der man har erfaring fra samtlige leverandører. - kan i visse tilfelle også vektlegges selv om man ikke har erfaring fra samtlige – men obs! viktig at de ikke vektlegges mer en eksterne referanser Negative referanser mer akseptabelt

Sjekkliste referanser
Ivareta de grunnleggende kravene: hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Dersom referanser angitt som kvalifikasjonskriterium, så må det vektlegges Spesifiser hva det ønskes referanse på! Be om skriftlige referanser Nedtegn evt. muntlige referanser (referat/spørreskjema) La leverandøren evt. få uttale seg om referansene Angi i konkurransegrunnlaget dersom egne referanser skal vektlegges – ikke kun egne erfaringer! Systematiser egne erfaringer skriftlig!

Utvelgelse blant overtallige kvalifiserte
Min. 5 og maks hvilke går videre? 10 kvalifiserte, 3 må ut! God soliditet, eks. + 5 mill i egenkap. Avvises oppfyller ikke kravet

Utvelgelse av deltagere §§ 8-6 og 17-6
Hvordan velge ut hvilke leverandører som skal inviteres dersom ”overskudd” av kvalifiserte leverandører ? (forutsetter at det er kunngjort begrenset konkurranse) Nye regler: ”Den nedre og øvre grense skal fremgå av kunngjøringen, sammen med de objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler oppdragsgiver vil benytte ved utvelgelsen av eventuell overtallige kvalifiserte leverandører.” Den gamle forskrift er taus mht til utvelgelse

forts. utvelgelse av deltagere §§ 8-6 og 17-6
Mulighet til å prioritere/vekte utvelgelseskriteriene Dersom ikke prioritering – ulik rettspraksis i Norden To retninger: Beste kvalifikasjoner Beste konkurranseprinsipp En utvelgelse etter hvilken sammensetning av leverandører som antas å ville gi den beste konkurransen - ok Forutberegnelighet!! Dansk klagenemnd: Formålet med kvalifikasjonskriteriene er å utelukke leverandører som ikke er kvalifisert – ikke med henblikk på å utpeke de leverandører som er best kvalifisert Svensk rettspraksis Beste kvalifikasjoner. Rettspraksis spriker mht NOU: Oppdragsgiver står relativt fritt, men det må ikke virke diskriminerende på bakgrunn av nasjonalitet. Kan derfor ikke velge ut kun små bedrifter. Det er ikke alltid de leverandører som er objektivt best, som er de leverandører som vil kunne inngi det beste tilbudet. I høringsnotatet til endringen av forskriften sier departementet. Det er i stor grad opp til oppdragsgiver å velge hvordan han skal velge ut blant de kvalifiserte leverandører. Det må kunne tillates at oppdragsgiver for eksempel velger kriterier basert på et ønske om å variere tilbyderkretsen. For eksempel kan oppdragiver signalisere at han vil velge ut både små, mellomstore og store bedrifter ed utvelgelsen. Eventuelt en blanding av nye og veletablerte leverandører. LODDTREKNING som metode bør heller ikke utelukkes Dansk Veileder: Hødeprangsmodellen Velger ut de virksomheter/leverandører som skårer høyest på de nevnte kriterier Modifisert høydesprangsmodell Kan også velge ut et kriterium som vektlegges spesielt, for eksempel referanser og erfaringer av tilsvarende karakter/omfang Beste konkurranse Velge en modell som etter en samlet vurdering gir den beste konkurranse i det aktuelle tilfellet. Modellem må angis på forhånd

Evaluering Skillet mellom kvalifikasjonskrav tildelingskriterier
Leverandørens egnethet Oppfylles kravene - over listen? Tilbudets godhet Hvilket tilbud oppfyller kriteriene best?

Tildelingskriterier foa. §§13-2 og 8-1, 22-2 og 17-1
Laveste pris eller Økonomisk mest fordelaktige tilbud

”Det økonomisk mest fordelaktig tilbud”
Foa. har en eksempelliste: pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse.

Krav til tildelingskriteriene
Utgangspunktet: (Concordia Bus Finland C-513/99, KOFA 2003/3) Kriteriet må være; - relevant i forhold til tilbudets verdi - knyttet til kontraktens gjenstand - utformet så presist at det ikke gir oppdragsgiver er ubetinget fritt skjønn - i overensstemmelse m/ grunnleggende krav i loa. § 5, herunder kravet til likebehandling

Krav til utforming av tildelingskriteriene
Kriteriene skal angis slik at det er mulig for alle rimelig opplyste normalt påpasselige tilbydere å fortolke dem på samme måte, (EF C-19/00) Oppdragsgiver skal fastholde den samme fortolkning gjennom hele prosessen Kriteriene skal være objektive og ensartede

Tildelingskriterier - ikke angitt ?
Da er laveste pris tildelingskriterium - dette er det eneste objektive kriterium leverandøren har forventninger om (2003/3)

Evaluering av tilbud Alle tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget må evalueres! Det må være samstemmighet mellom kunngjøring og konkurransegrunnlag Det må ikke trekkes inn nye evalueringskriterier! Dersom det er angitt en vektingsmodell er det denne som skal anvendes Evalueringen skal skriftliggjøres!!

Behandling av tilbud Innhold Registrering og åpning
Anskaffelsesprotokoll Evaluering av kvalifikasjonskrav Eventuell utvelgelse overtallige kvalifiserte Avvisning av leverandør Evaluering av tilbudet Avklaringer Gjennomføring av forhandlinger Forbehold Avvisning av tilbud

Registrering og åpning
Tilbudene skal registreres etter hvert som de kommer inn, jf. foa. §§ 11-6 og 20-6 Leverandøren har krav på kvittering Tilbudet skal åpnes på det sted til den tid som er nevnt i konkurransegrunnlaget, jf. foa. §§ 11-7 og 20-7

Invita-sjon til kvalifiserte leverandører
Når skjer vurderes hva? K U N G J Ø R I T L B D S F Åpen anbudskonkurranse (ett trinn) Frist for søknad om å delta Begrenset anbuds -konkurranse Konkurranse med forhandling. I kvalifikasjonsvurderingen II Tilbudsevaluering Konkurranse med forhandling (i ett trinn) Invita-sjon til kvalifiserte leverandører Tilbudsevaluering, II Tilbudsevaluering,II kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen

AVVISNING TILBUDET LEVERANDØREN
Obligatorisk §§ og 20-13 SKAL Valgfri §§ 11-11,2 og 20-13,2 KAN Obligatorisk §§ og 20-12 SKAL Valgfri §§ 11-10,2 og 20-12,2 KAN Absolutte: -Tidsfrister -Krav til alternative løsninger -Vesentlige forbehold Relative: - Forbehold

Hvordan avvise? Snarest mulig ta stilling til spørsmålet foa. §§ og 20-15 Avviste leverandører skal informeres i samsvar med §§ og 21-16

AVVISNING LEVERANDØREN
Obligatorisk §§ og 20-12 SKAL Valgfri §§ 11-10,2 og 20-12,2 KAN

Avvisning av leverandør
SKAL AVVISE : Der leverandøren ikke oppfyller de krav som er satt for deltagelse i konkurransen (kvalifikasjonskrav) Ikke har levert inn skatteattest eller HMS KAN AVVISE (bla.) Leverandør som er konkurs, under gjeldsforhandling Leverandør som ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel Leverandør som har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger Avvisningen kan her skje gjennom hele prosessen frem til kontrakt er inngått

Avvisning av leverandører §§ 11-10 og 20-12
Nye pliktig avvisningsregler: Avvisning av leverandører som oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell org. eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking Avvisning av leverandør som har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med § 3-8 (bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjonen) Avvisning av kriminelle KJENNER TIL: Ikke krav om at det alltid kreves egenerklæring eller fremleggelse av vandelsattest Dersom oppdragsgiver har, eller bør ha konkret mistande, må han be om vandelsattest, eks tips fra andre leverandører eller avisartikler RETTSKRAFTIG DØMT Straffesaken ikke påanket og ankefristen har gått ut

Tilleggsfrist for dokumentasjon §§ 12-3 og 21-3
Mulig å gi tilleggsfrist for innlevering av skatteattester og HMS-erklæring I tillegg også for annen offentlig tilgjengelig dokumentasjon Fremdeles ikke mulig å be om innlevering av manglende dokumentasjon av tilbudet – kun dokumentasjon som relaterer seg til leverandørens kvalifikasjoner Dvs kan be om ettersendelse av firmaattester, årsregnskaper, sertifikater og lignende Ikke dokumentasjon som leverandøren kan ”manipulere” – da er vi over i forhandlings-instituttet

Supplerende opplysninger §§ 12-4 og 21-4
- Oppdragsgiver kan be leverandøren utdype eller supplere fremlagte attester og dokumenter - Kun dokumentasjonen vedr. leverandørens kvalifikasjoner

AVVISNING TILBUDET Obligatorisk Valgfri §§ 11-11,2 og 20-13,2 KAN SKAL
Absolutte: *Tidsfrister *Krav til alternative løsninger *Vesentlige forbehold Relative: * Forbehold

Litt om nye avvisningsregler (tilbud)
Foa. § 20-3 (over EØS), §11-11(under EØS) Foretatt en opprydning/forsøk på forenkling Alle avvisningsårsaker samlet i èn regel Unntak for unormalt lavt tilbud (egen prosedyre) Liten realitetsendring i de materielle reglene, men avvisningsretten går lengre enn avvisningsplikten

Avvisning av tilbud SKAL AVVISE :
Når tilbudet blir innlevert etter fristen Når et tilbud blir innlevert av en leverandør som ikke er prekvalifisert Når det blir innlevert et tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget uten at disse er spesifisert slik at oppdragiver ikke kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandøren (avvik = forbehold vedr jur. eller øk. forhold) Når det er avgitt alternative tilbud (gjelder løsningen av ytelsen) uten at det er åpnet for det i konkurransen Vesentlige forbehold KAN AVVISE : se § 11-11,2.

Avklaring av tilbud Foa. §§ 12-1og 21-1
Avklaringsadgang ved både anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling Kan være en plikt til å gjøre tilbudene klare Avklaring: ”Hva er det du har ment med det du har skrevet?” (I motsetning til forhandling der man kan forhandle på forhold som ikke er omtalt i tilbudet)

Hvordan vurdere forbehold?
Avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av leverandørens tilbud Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, (avvisningsgrunn) foa. §§ 11-3 og 20-3, jf (1)d. Øvrige forbehold skal prises for å gjøre tilbudene sammenlignbare Forbehold som ikke lar seg prise kan medføre avvisning; skal ved anbudskonkurranser og kan ved konkurranse med forhandling

Tidslinje avvisning – vanligste årsaker
Ved åpning Plikt : - for sent - av andre enn inviterte - ikke lukket/merket konvolutt Avvisning av leverandør Plikt; - manglende skatteattester; HMS-egenerklæring - Oppfyller ikke kvalifikasjonskrav Kan - mangler annet dok? Avisning av tilbud Plikt : - avvik fra konkurransegrunnlag - forbehold (anbudskonkurranse) Kan; forbehold konkurranse med forhandling Unormalt lavt kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen Tilbudsfrist/ søknadsfrist innstilling

Må forhandlinger gjennomføres?
Forhandlingsplikt - JA ! Reelle forhandlinger Kan forhandle på alle sider ved tilbudet Ikke endre vesentlig!! Formfrihet Referater! KOFA sak 2005/218

Gjennomføring av forhandlinger, nye regler foa. §§ 11-8 og 20-11
Kan foregå på to måter: I. Forhandling i flere faser II. Forhandling med alle leverandører som har levert inn gyldige tilbud Noe mer utførlig regulert etter forskriften del III Etter forskriftens del II står det ikke uttrykkelig at man i kunngjøring og konkurransegrunnlag skal si fra om man vil benytte seg av en reduksjon av antall tilbud deg skal forhandles om (slik som i del III). Må likevel følge av hensynet til forutberegnelighet, men Departementet sier i sin veileder (utkast) at ved forhandling etter del II, så må leverandørene være forberedt på at oppdragsgiver kan velge en slik måte, dvs foreta forhandling i flere faser. NB! Over terskel kun forhandling i 2 faser.

I. Forhandling i flere faser Reduksjon av antall tilbud det skal forhandles med skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. Det skal likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som sikrer reell konkurranse Vilkår: Det må opplyses om fremgangsmåten i konkurransegrunnlaget I dagens forskrift er det ofte problematisk om hvem som har ”reell mulighet” til å få tildelt kontrakten. Den første reduksjonen kan skje før forhandlingene starter. Det betyr at der det forhandles i flere faser, har ikke leverandørene noen rett til å levere inn et revidert tilbud. Dette kan være effektivt, ettersom oppdragsgiver forholdsvis raskt kan skille ut de mest aktuelle tilbudene og sitte igjen med de som er mest konkurransedyktige. Sparer både leverandører og oppdragsgiver for unødvendig bruk av tid og ressurser. I tråd med god forretningsskikk bør tilbydere forløpende orienteres når det er avklart at de ikke er med i den videre konkurransen. Over EØS-terskelverdiene skal oppdragsgiver opplyse om det dersom forhandlingene skal foregå i flere faser. Hvis dette ikke er gjort, plikter oppdragsgiver å forhandle med samtlige leverandører som har innlevert et gyldig tilbud.

II. Forhandling med alle leverandører som har levert inn gyldige tilbud Over terskelverdi : Her må samtlige leverandører få anledning til å inngi revidert tilbud Under terskelverdi : Bestemme etter mottak av tilbud. I praksis som før – dvs. reell mulighet til å bli tildelt kontrakt Men for å unngå tvist – si ifra også under terskel hvilken prosedyre som skal benyttes!!!!

Hva kan det forhandles om?
Endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet - Pris - Forretningsmessige vilkår - Tekniske spesifikasjoner Skranker / begrensninger - Ikke forhandle utenfor rammene av konkurransegrunnlaget

forts. forhandling Presisere overfor leverandøren at det nå er et forhandlinger Plikt til å påpeke overfor leverandøren hvor hans tilbud står svakt Ikke plikt til å forhandle ved alle punkter ved ”svake tilbud” Kan forhandle ved alle sider av tilbudet Begrensning: må ikke endre ytelsen vesentlig Skriftlig referat!

Avlysning av konkurransen
Er det anledning til å avlyse konkurransen? Ja, dersom oppdragsgiver har saklig grunn, jf § 13-1 og § 22-1 Hva er saklig grunn? Økonomi, politiske beslutninger…. Det at oppdragsgiver har saklig grunn, kan likevel medføre at man kommer i erstatningsansvar overfor leverandørene

Valg av leverandør og tildeling av kontrakt
Foa. §§ 11-1 og 13-2, §§ 20-1 og 22-2 Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert (kvalifikasjonskrav), skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier fastlagt etter (tildelingskriterier) KVALITETSSIKRE at anskaffelsen eller utfasingen (salg og kassasjon) foretas på en mest mulig kosteffektiv måte basert på anskaffelsesfaglige og forretningsmessige prinsipper. IKKE VELGE leverandør eller budgiver, men kvalitetssikre virksomhetsleders forslag. SAMMENSETNING Virksomhetsleder som skal ta initiativ til at anskaffelseskomite blir opprettet Deltagerne skal ha god anskaffelsesfaglig kompetanse, og skal bestå av minimum 3 personer. Byrådet vil sørge for at det opprettes en pool. Ingen ansatte fra egen virksomhet sier seg selv, habilitetsbetraktninger Kun ansatte fra OK Etater m/egne styrer: Styret kan utpeke ett medlem Anskaffelser til bydelene skal BU gis anledning til å utpeke 1 ” som kan medføre org-messige endringer med betydning for de ansatte (konkurranseutsetting) skal de berørtes organisa- sjoner ha andledning til å utpeke ett medlem. BESLUTNINGSDYKTIGHET s l u t t

Hvordan meddele til leverandørene?
I rimelig tid før kontraktsunderskrift Sendes skriftlig, likelydende Sendes samtidig til deltakerne Sendes samtlige deltakere

Konsekvenser av meddelelsen
Kontrakt kan ikke undertegnes før klagefristen er ute og eventuell klage er behandlet Medfører IKKE at de øvrige deltakerne er ubundet av tilbudet NB ! vedståelsesfristen

Hvem behandler klagen? Når klage til oppdragsgiver
Samme organ som tok beslutning om tildeling, ikke krav til to - instans, kfr. forvaltningsloven Øvrige klagemuligheter; KOFA ESA Domstolen Midlertidig forføyning Erstatningssøksmål

Klageadgang Innhold Om klagenemnda for offentlige anskaffelser
Hvem kan klage til KOFA Virkning av inngitt klage Saksgangen for KOFA Intern saksgang ved klager Gebyr

Hjelpemidler Maler for konkurransegrunnlag – finnes på UKEs hjemmeside
Kontraktsvilkår med veileder og konktraksdokumentmal på UKEs hjemmeside Veileder til anskaffelsesprosessen (UKE) Veileder for forskrift om offentlige anskaffelser (FAD) Veileder til miljømessige anskaffelser

REGELVERK FOR ANSKAFFELSER

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "REGELVERK FOR ANSKAFFELSER"— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding

Logg inn

Logg deg på via sosiale nettverk:

REGELVERK FOR ANSKAFFELSER

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "REGELVERK FOR ANSKAFFELSER"— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding