Innhold - denne dagen. Presentasjon av samarbeidsprosjektet.

Presentasjon om: "Innhold - denne dagen. Presentasjon av samarbeidsprosjektet."— Utskrift av presentasjonen:

1 Innhold - denne dagen. Presentasjon av samarbeidsprosjektet.
Hvordan vi har jobbet når vi har utviklet kvalitetsystem for avlastningsboliger. Hvorfor jobbe med kvalitet? Hva er kvalitet? Hva betyr det å jobbe med kvalitet? Virkningene vi ønsker kvalitetssystemet skal få. Gangen i kvalitetsarbeidet.

2 Kort presentasjon av prosjektet.
Samarbeid mellom HiB – vernepleierutdanningen, Fyllingsdalen og Årstad bydel Hovedsakelig finansiert av sosial- og helsedirektoratet. Også HiB og de to bydelene har bidratt til prosjektet Grunnet praktiske årsaker er prosjektarbeidet blitt delt opp i faser: FASE 1 – HØST 2000: Kartlegge indikatorer for kvalitet i tjenester til utviklingshemmede i bofellesskap FASE 2 – VÅR 2001: Utvikle og teste ut deler av et kvalitetssystem FASE 3 – HØST 2001: Opplæring og full iverksetting i alle bofellesskapene i de to bydelene FASE 4 – HØST 2001/VÅR 2002: Utarbeide et arbeidshefte FASE 5 – VÅR 2002: Revisjon av kvalitetssystemet(praktisering og effekter) FASE 6 – HØST 2002: Utvikle kvalitetssystem for avlastningsboliger (tilpassing av det for bofellesskap) FASE 7 – VÅR 2003: Opplæring og iverksetting i avlastningsboliger. Justering av håndbok for bofellesskap.

3 Hvordan vi har jobbet for å utvikle kvalitetssystemet for avlastningsboliger . . . .
Utgangspunktet var erfaringer fra den kvalitetshåndboken som allerede er utviklet for bofellesskap. Jobbet i prosjektgrupper: en med tjenesteytere, en med ledere og et gruppemøte med foreldre. Hensikten med prosjektgruppene var å finne frem til konkrete kjennetegn for kvalitet. Det var nødvendig å klargjøre hva som kjennetegner: Et godt avlastningstilbud til foreldre og gode tjenester til deres barn. I forbindelse med dette hva utførelse av et godt faglig arbeid innebærer. Gode rammer og støttesystemer som må være tilstede for å kunne utføre et godt faglig arbeid. Sendte deretter ut en spørreundersøkelse. Hensikten med den var å sjekke hvor viktig foreldre, tjenesteytere og ledere syns de konkrete kjennetegnene var med hensyn til kvalitet.

4 Hvordan vi har jobbet for å utvikle kvalitetssystemet for avlastningsboliger . . . . Fortsetter…
De kjennetegnene for kvalitet som fikk lavest oppslutning ble forkastet. De kjennetegn for kvalitet som avlastningsboligene nå skal styre etter mener foreldre, tjenesteytere og ledere er ”meget viktige”. Etter å ha funnet frem til konkrete kjennetegn for kvalitet ble disse systematisert i grupper ved å utarbeide kvalitetsmål med kriterier. EKS. Kvalitetsmålene er et uttrykk for hvilke krav som nå stilles til kvaliteten i avlastningsboligene. De gjenspeiler hva lov, forskrift og rundskriv sier hensikt og retning angående kvalitet i avlastning skal være (eksterne krav) og de forventninger foreldre, tjenesteytere og ledere i Fyllingsdalen og Årstad bydel har til kvaliteten i boligene (interne krav). Etter at konkrete kjennetegn for kvalitet var kartlagt og systematisert i kvalitetsmål jobbet ledergruppen frem måter å arbeide på for å kontinuerlig forbedre, sikre og dokumentere imøtekommelse av kvalitetsmålene.

5 NOEN POENGER Foreldre, tjenesteytere og ledere i tjenesten har deltatt i utviklingsarbeidet. Videre er myndighetskrav fremsatt i lov, forskrift og rundskriv blitt lagt til grunn i utviklingsarbeidet. Av dette må de retningslinjer for kvalitet som fremsettes i kvalitetshåndboken oppfattes som et uttrykk for hva disse mener avlastningsboligene må fokusere på når gode tilbud og tjenester skal utvikles og godt faglig arbeid skal utføres. Det som fremstilles i kvalitetshåndboken er ikke bare nytt. Det meste er først og fremst en systematisering av det som allerede gjøres.

6 Hvorfor jobbe med kvalitet?
Kvalitetsarbeidet må hvile på tre bein – her formulert i MÅL Sikre at gode resultater for brukerne oppnås med minst mulig risiko. Sikre et godt arbeidsmiljø. Mer kvalitet per krone som puttes inn i tjenestene. Selvsagt må brukerne sine ønsker og behov være i sentrum når gode tjenester skal utvikles og leveres. Noe annet vil bli feil. Videre er det bare å konstantere at ansatte er den viktigste ressursen i kvalitetsarbeid. Ivaretakelse av deres trivsel og muligheter er derfor avgjørende når kvalitativt gode tjenester skal utformes. Når det gjelder midlene som puttes inn i tjenestene er det selvsagt at disse må brukes på en effektiv måte. Sløsing med penger er uakseptabelt. De må brukes på en slik måte at brukerne og ansatte får nytte av de.

7 Hvorfor jobbe med kvalitet?……forts…
Som et ledd i å nå disse verdiene / målene er det nå krav til at det skal etableres et internkontrollsystem. Forskrift sier at det i avlastningsboliger skal etableres internkontrollsystem som skal "sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.” Dette for å kunne overvåke og garantere kvaliteten i tjenestene.

8 Hva er kvalitet? Definisjon: ”Kvalitet er en helhet av egenskaper som en tjeneste har og som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte krav eller uttalte og underforståtte behov”. Med andre ord hvis en har til hensikt å utvikle kvalitet må en starte med å avklare hvilke fastsatte krav eller uttalte og underforståtte behov som eksisterer. Først når en har fått denne oversikten kan det utvikles riktige egenskaper ved tjenestene. Egenskaper ved tjenestene handler om ”det som gjøres” (prosesser) når behov / krav skal tilfredsstilles og ”det som er tilstede” (struktur) når arbeidet utføres. Grunnet denne tette sammenhengen mellom det som er tilstede, det som gjøres og resultatene som oppnås for brukerne er det i avlastningsboligene utarbeidet kvalitetsmål på struktur, prosess og resultat. Kvalitet = Resultat (etter tiltak) / Forventning (før tiltak)

9 Hva betyr det å jobbe med kvalitet?
Må tufte arbeidet i noen sentrale kvalitetsprinsipper og en må systematisk og kontinuerlig arbeide med å forbedre, sikre og dokumentere kvalitet. Kvalitetsprinsipper: Brukerfokus, Engasjert og forpliktende ledelse, Målrettet deltakelse fra ansatte, Tverrfaglighet, Prosessorientering og Kontinuerlig forbedring Systematisk og kontinuerlig arbeid ved ta utgangspunkt i Demings sirkel og til denne knytte rutiner og prosedyrer. Sirkelen viser at handlingene; planlegge, utføre, vurdere og forbedre er sentrale når egenskaper ved tjenestene og resultater for brukerne kontinuerlig skal forbedres. Prosedyrer og rutiner knyttes til hver av disse handlingene for å sikre at de blir utført med en viss standard og for å sikre at kontinuerlig forbedring og dokumentasjon skjer.

10 Virkningene vi ønsker kvalitetssystemet skal få….
Felles plattform og fremgangsmåte i avlastningsboligenes arbeid med å oppnå gode resultater for foreldre, deres barn, ansatte og kommunen. Kontinuerlig forbedring av kvaliteten på avlastningstilbudet til foreldre og tjenestekvalitet, og det faglige arbeidet rundt den enkelte funksjonshemmede. Kontinuerlig forbedring av rammer og støttesystemer i avlastningsboligene. Kvalitetssikring og dokumentasjon av utførelse og oppnådd kvalitet. Effektiv bruk av ressurser ved å styre innsats mot de kvalitetsmål som scorer lavt og / eller har høy alvorlighetsgrad.

11 Gangen i kvalitetsarbeidet.
Sjef / styrer lager en plan for avlastningsboligens etterlevelse av kvalitetssystemet Påbegynne arbeidsprosess 1 – for familiegruppe 1 Ferdig plan (P 1) jamfør arbeidsprosess 1 Påbegynne arbeidsprosess 1 – fam.gr 2 Ferdig plan (P 1) jmf arbeidsprosess 1 JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES Ferdig planer (P2 og P3) jmf arb.prosess 2 Påbegynne arbeidsprosess 2 for kontinuerlig forbedring

12 Gangen i kvalitetsarbeidet….. Forts.
Utgangspunktet for kvalitetsarbeidet i avlastningsboligene er fire viktige styringsdokument: Plan for avlastningsboligenes etterlevelse av kvalitetssystemet Arbeidsprosess 1: For kontinuerlig forbedring av avlastningstilbudet til foreldre og det faglige arbeidet rundt deres barn. Arbeidsprosess 2: For kontinuerlig forbedring av tjenestene til brukerne og avlastningsboligens rammer og støttesystemer. Planer for realisering av forbedrende tiltak.

13 Plan for avlastningsboligens etterlevelse av kvalitetssystemet – m/eks
Skal foreligge tidelig i januar og utarbeides av avdelingssjef (Fyllingsdalen) og styrer på Christiegården (Årstad). Planen viser når på året vurdere kvaliteten på tilbud og tjenester, det faglige arbeidet og avlastningsboligens rammer og støttesystemer, når forbedrende tiltak skal jobbes frem og når planer for iverksetting av disse tiltak skal foreligge. Avdelingssjef / styrer må forsikre seg om at avdelingsleder forstår og slutter opp om denne planen. Avdelingsleder skal styre kvalitetsarbeidet etter denne og avdelingssjef / styrer skal jevnlig sjekke om planen følges og ta initiativ hvis så ikke er tilfellet.

14 Arbeidsprosess 1: For kontinuerlig forbedring av avlastningstilbudet til foreldre og det faglige arbeidet rundet deres barn – m/eks Ansvarlig er primærkontakt for bruker. Avdelingsleder må gi ansvarlige primærkontakter informasjon og veiledning i forbindelse med utførelse av rutiner og prosedyrer og forsikre seg om at de forstår og slutter opp om denne. Prosessen viser en rekkefølge av rutiner / handlinger som må utføres for å kunne kontinuerlig forbedre. Foreldre skal bedømme kvaliteten på avlastningstilbudet. Primærkontakt skal vurdere kvaliteten på det faglige arbeidet. I et møte med foreldre skal det jobbes frem tiltak som kan forbedre de kvalitetsmålene som scorer lavest og / eller har høyest alvorlighetsgrad. I et møte med personalet skal det jobbes frem tiltak som kan forbedre de kvalitetsmålene for faglig arbeid som scorer lavest og / eller har høyest alvorlighetsgrad. Primærkontakt utarbeider deretter en plan (P 1) som viser når og hvem. Avdelingsleder må holde en viss kontroll med om primærkontakter utfører ulike rutiner og prosedyrer til rett tid. Hvordan ligger du an i henhold til plan? Hvordan har det gått med prosedyrene?

15 Arbeidsprosess 2: For kontinuerlig forbedring av tjenestene til brukerne og avlastningsboligens rammer og støttesystemer – m/eks Ansvarlig er avdelingsleder. Avdelingssjef / styrer må forsikre seg om at ansvarlig avdelingsleder vet hva som skal gjøres og hvordan, og at rutiner og prosedyrer i arbeidsprosessen utføres i henhold til ”plan for avlastningsboligenes etterlevelse av kvalitetssystemet”. Prosessen viser en rekkefølge av rutiner / handlinger som må utføres for å kunne kontinuerlig forbedre. Ansatte i 50% stilling eller mer skal vurdere kvaliteten – dvs i hvor stor grad en oppnår kvalitetsmål for tilfredse brukere, målet ”Tilpasset bistand skal ytes i møtet med bruker” og kvalitetsmål for rammer og støttesystemer. Resultatene fra kvalitetsvurderingene skal analyseres av en faggruppe. Hvilke mål lykkes en med å oppnå? Hvilke mål oppnås ikke? Diskutere bakenforliggende årsaker til hvorfor noen mål oppnås og noen ikke. Resultater og analyse av kvalitetsvurderingene presenteres til en personalgruppe på en planleggingsdag. Der må sterke og svake sider fremheves, og det må utvikles forbedrende tiltak for de målene som scorer lavest og / eller har høyest alvorlighetsgrad. Avdelingsleder utarbeider en plan (P 3) som viser hvilke tiltak som skal iverksettes for å bedre avlastningsboligens rammer og støttesystemer. Dette gjøres i samarbeid med sjef / styrer. En gruppe med fagansatte utarbeider en plan (P 2) for bedring av tjenestene til brukerne.

16 Planer (P 1, P 2, og P3) for realisering av forbedrende tiltak
Ansvarlig for P 1 er primærkontakter. For P 2 en som avdelingsleder har pekt ut. Ansvarlig for P 3 er avledingsleder. Den som er ansvarlig for å utarbeide planene er også ansvarlig for å følge opp om de etterleves. Det legges opp til at årsplanene skal evalueres hver annen måned. Dette for at en ujevnlig kontroll med hvordan en ligger an i henhold til planer er avgjørende hvis avlastningsboligen skal klare å opprettholde fokus og få kontroll med de tiltak som iverksettes. I praksis må da ansvarlig for plan innhente informasjon fra de som har ansvar for å iverksette tiltak i henhold til planen. Hvordan går det med tiltak(ene)? Følges planen? Hvis for stort avvik fra plan må ansvarlig iverksette korrigerende tiltak

17 Noen erfarte suksesskriterier.
Ledelse som veileder, støtter og følger opp ansatte i utførelse av ulike rutiner og prosedyrer. Alle tar et selvstendig ansvar for å sette seg inn i kvalitetssystemet. Kvalitetssystemet og erfaringer med det diskuteres i grupper. Ansatte som er sannferdige når de skal vurdere kvalitet. Her må en ikke ri egne kjepphester, men forsøke å gi en mest mulig faktabasert tilbakemelding. Prioritering av å utvikle og iverksette forbedrende tiltak på de målene som vurderes lavest og / eller har høyest alvorlighetsgrad. Må IKKE gape for høyt.