Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sandnes mandag 8. juni 2009

Presentasjon om: "Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sandnes mandag 8. juni 2009"— Utskrift av presentasjonen:

1 Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sandnes mandag 8. juni 2009
Ny offentlighetslov Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sandnes mandag 8. juni 2009 Advokat Rune Kanne

2 Tema Hovedregelen i offentlighetsloven innsynsrett
Unntakene fra innsynsretten bl.a pga taushetsplikt Hva er nytt i den nye offentlighetsloven?

3 Hvem gjelder loven for? Hele kommunen; administrasjonen og politiske utvalg Selvstendige rettssubjekt (for eksempel AS/IKS) som kommunen har en dominerende påvirkning på (for eksempel eierandel som gir mer enn ½ av stemmene i generalforsamlingen). Unntak hvis disse selvstendige rettssubjektene hovedsakelig driv næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private

4 Ny lov; hva er nytt? Den nye loven gir økt innsynsrett i kommunens saksdokumenter og reduserer muligheten til å unnta dokumenter fra innsyn, men stort sett viderefører den nye offentlighetsloven den gamle loven. Endringene går i hovedtrekk ut på å utvide rettighetene, tilpasse loven dagens praksis, fjerne uklarheter og unøyaktigheter.

5 Skille dokumentoffentlighet og møteoffentlighet
Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven Møteoffentlighet reguleres i kommuneloven hvor § 31 sier at som hovedregel skal møter i folkevalgte organer holdes for åpne dører. Vanlig feil stenge møte vise til offl.

6 Hovedregelen i offentlighetsloven
Hovedregelen er innsynsrett jf § 3 Dvs saksdokumenter i kommunen er åpne for innsyn, og kommunen kan ikke nekte innsyn uten at kommunen har hjemmel for det. Kommunen plikt til etter krav tillate innsyn. Kommunen har ikke pga offentlighetsloven plikt til å offentliggjøre dokumenter av eget tiltak

7 Hvem kan kreve innsyn? (§3 ”alle”).
Begrepet alle skal tas bokstavlig mao hvem som helst! Formålet med å kreve innsyn har ikke betydning for omfanget av innsynsretten. Ikke nødvendig å oppgi navnet sitt, kun det som er nødvendig for at innsyn skal kunne gjennomføres.

8 Hvor kan en kreve innsyn?
(§3 ”hos vedkommande organ”). Dvs kan kreve innsyn hos alle forvaltningsorganene som har dokumentet hos seg. Kan avvise innsynskravet hvis ikke har dokumentet, men da tilsier god forvaltningsskikk at sier hvor dokumentet er.

9 Hva kan det kreves innsyn i?
(§3 ”saks-dokumenter, journaler og lignende register” og §28 ”bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art”) Saksdokument definert i lovens § 4 Innsynsretten er avgrenset opp mot private dokumenter. Saksdokumentet må mao gjelde ansvarsområdet/ virksomheten til kommunen. Ikke nok at dokumentet er hos kommunen

10 Når kan det kreves innsyn?
(§4 ”etter hvert”) Innsyn kan som utgangspunkt kreves når dokumentet er blitt et saksdokument Dokumenter kommunen mottar utenfra er saksdokumenter når de er kommet inn til eller lagt frem for kommunen. Dokumenter kommunen lager er saksdokumenter når de er sendt ut eller hvis det ikke skjer når dokumentet er ferdigstilt

11 Hvordan skal innsyn skje?
(§30 ”ut fra hensynet til en forsvarlig saksbehandling” og ”kan kreve papirkopi eller elektronisk kopi”) Kravet kan være muntlig eller skriftlig Kravet skal avgjøres uten ugrunnet opphold Kommunen avgjør selv hvordan innsyn skal gis dog rett på kopi

12 Husk på at… Informasjonen som det gis innsyn i kan i utgangspunktet brukes til hva som helst, dog rettighet til tredjeperson kan begrense dette jf §7 Kommunen kan ikke inngå avtale eller gi løfte om å unnta et dokument fra offentlig innsyn med mindre det aktuelle dokumentet eller de aktuelle opplysningene i det er omfattet av et av unntakene til innsynsretten. Hvis mulighet for utsatt innsyn jf §5 Forbud mot forskjellsbehandling når det gis tilgang til informasjon etter offentlighetsloven jf § 6

13 Unntakene fra innsynsretten
Oversikt unntakshjemlene i loven Unntak etter §§ gir kommunen rett, men ikke plikt til å nekte innsyn i bestemte opplysninger eller dokumenter. Meroffentlighet skal vurderes Unntak etter § 13 slår fast at kommunen skal nekte innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov/ forskrift. Meroffentlighet skal ikke vurderes

14 Interne dokumenter Praktisk viktig unntak for kommunen er unntaket for interne dokumenter: Unntak for interne dokumenter jf § 14 dvs anledning gjøre unntak for visse dokumenter som er utarbeidet av kommunen til bruk for den interne saks-forberedelsen i kommunen Også unntak for dokumenter innhentet utenfra hvis disse er for den interne saksforberedelsen jf § 15 dvs i praksis for kommunen hvis råd og veiledning om hvordan kommunen skal opptre i konkret sak

15 Interne dokumenter (forts.)
(unntaket i §§ 14 og 15 gjelder ikke for dokumenter som inneholder endelig avgjørelse i saken, retningslinjer eller presedens oversikter og dokumenter som er innhentet som del av en alminnelig høring.) Særregel om innsynsrett i interne dokumenter hos kommunen jf §16 som begrenser hvilke interne dokumenter som kan unntas i en kommune

16 Unntak pga dokumentets innhold
Unntak fra innsynsretten ”kan-unntak”: Unntak pga dokumentets innhold bl.a. unntak av opplysninger når påkrevd av hensyn til en forsvarlig gj.f. av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltning §23 Unntak for tilsettings saker ikke søkerlisten §25 Unntak for dokumenter i en rettssak jf §18

17 Unntak pga taushetsplikt
Unntak pga lovbestemt taushetsplikt Da forbud mot offentliggjøring, meroffentlighet skal ikke vurderes, må ha samtykke for å tillate innsyn, ikke nok at avsender bedt om konfidensiell behandling av dokumentet.) - unntatt er bare opplysningene i dokumentet som er underlagt taushetsplikt. Resten av dokumentet er offentlig, dog…

18 Unntak pga taushetsplikt (forts.)
Hva omfattes av taushetsplikten. Praktisk viktig bestemmelse forvaltningsloven § 13 noens personlige forhold dvs noe det er alminnelig å ønske å holde for seg selv for eksempel opplysninger om fysisk og psykisk helse Visse opplysninger angående næringsinteresser (drifts- eller forretningsforhold) som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde

19 Meroffentlighet Meroffentlighet skal vurderes når kommunen kan unnta fra innsyn jf §11, dvs meroffentlighet skal vurderes når unntaket er en kan-bestemmelse Kommunen bør gi innsyn hvis hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak, mao må kommunen spørre seg selv om det foreligger unntaksbehov i det konkrete tilfelle

20 Saksbehandling og klage
Avslag på innsynskrav skal være skriftlig og grunngitt Klagerett, hvis ikke fått svar på begjæring om innsyn regnes dette som avslag etter 5 arbeidsdager slik at en kan klage jf § 32 (tillegg til ordinær klage er mulighet for klage til Sivilombudsmanne samt domstolskontroll)

21 Eks fra sivilombudsmannen
Dokumentinnsyn e-post sendt fra kommunen til en privat forhandlingsmotpart 5. februar 2009 (2008/704) Etter offentliggjøring av en avtale mellom Sandefjord kommune, en privat part og Staten ba pressen om innsyn i en e-post som var sendt fra rådmannen til bl.a. den private forhandlingsmotparten. Kommunen avslo innsynsbegjæringen med henvisning til at det var tale om et organinternt dokument etter offentlighetsloven § 5 første ledd og fylkesmannen opprettholdt avslaget. Ombudsmannen kom til at e-posten med vedlegg etter utsendelsen til den private forhandlingsmotparten ikke lenger var eksklusivt forbeholdt den interne forvaltningsmessige behandlingen av saken. Det var da vanskelig å se at de legislative hensynene bak offentlighetsloven § 5 første ledd gjorde seg gjeldende, og det var ikke adgang til å unnta dokumentet som organinternt. Fylkesmannen foretok deretter en ny vurdering av innsynsspørsmålet, og traff vedtak om å gi avisen innsyn i e-posten med tilhørende bilag.