Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik

Presentasjon om: "Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik
Kurs for VISP Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik

2

3

4

5

6

7 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

8 Hvem er dere? Erfaring med prosjektarbeid Forventninger til dagen

9 1. Formål med kurset Formål med kurset Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget Forstå hva som kjennetegner et prosjekt Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner

10 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

11 Hva kjennetegner et prosjekt?
2. Introduksjon til prosjektledelse Hva kjennetegner et prosjekt? Er en engangsoppgave Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang Har en viss grad av unikhet Krever ulike typer ressurser og kompetanse Har klare mål Blir planlagt og gjennomført av en temporær organisasjon Skal lede frem til et bestemt resultat Eies av en prosjekteier Ledes av en prosjektleder

12 2. Introduksjon til prosjektledelse
Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen) Linjeorganisasjonen (permanent organisasjon) Prosjektet (temporær organisasjon) Prosjektmandat og ressurser Leveranser

13 Hva er prosjektledelse?
2. Introduksjon til prosjektledelse Hva er prosjektledelse? Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser

14 2. Introduksjon til prosjektledelse
Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet) Tid B Kvalitet (omfang) Kostnad

15 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

16 Prosjektets livssyklus
3. Prosjektledelse i praksis Prosjektets livssyklus Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene: Faser Etablering Planlegging Gjennomføring Avslutning Områder Prosjektmandat Formål og mål Prosjektledelsesplan Omfang og WBS Planer Organisering Rapportering Risikostyring Omfangsstyring Læringspunkter Sluttrapport Avslutningsmøte

17 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Fase 1: Etablering Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet I dette kurset vil vi se nærmere på: Prosjektmandat Formål og mål

18 Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering Prosjektmandat Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument) Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang Formaliserer prosjektet Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om: Prosjektnavn og beskrivelse Bakgrunn og målsetting Milepæler, omfang og avgrensning Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring Budsjettrammer Dokumentasjon og rapportering Risiko

19 Effektmål og resultatmål
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Effektmål og resultatmål Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART Spesifikke Målbare Aksepterte Realistiske Tidsbestemte Dårlig formulert mål Kostnadene skal reduseres til et rimelig nivå. Godt formulert mål Kostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember 2008.

20 Er dette målet SMART formulert?
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Er dette målet SMART formulert? I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth (J. F. K. 1961)

21 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Fase 2: Planlegging Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging I dette kurset vil vi se nærmere på: Prosjektledelsesplan Omfang og WBS Andre planer Organisering

22 Ting går galt – hvor ligger problemene?
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Ting går galt – hvor ligger problemene? Innsatsnivå Gjennomføring Etablering Planlegging TIME Oppstart Avslutning

23 Prosjektledelsesplan
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Prosjektledelsesplan Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier Introduksjon Formål Mål Metodikk (faser) Roller og ansvar Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektmedarbeider Referansegruppe (evt.) Gjennomføring Omfang og endringsstyring Kvalitet Risiko Kommunikasjon Ressurser Økonomi

24 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Omfang og WBS I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur) En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker) Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å: Estimere tid og kostnader for prosjektet Planlegge ressursbehov Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling) Følge opp og kontrollere fremdrift Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre

25 Millau-broen - Verdens høyeste skråstagbro

26 Eksempler på WBS 3. Prosjektledelse i praksis Nytt IT-system Design
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Eksempler på WBS Nytt IT-system Design Utvikling Test Opplæring Prosjektledelse Funksjonell Teknisk Funksjonell Teknisk Systemtest Akseptansetest Kundeservice Drift

27 WBS – rammeverk for en god plan
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring WBS – rammeverk for en god plan Planlegging Arbeidsnedbrytning Lengde og rekkefølge Ressurser og kostnader Omfang (WBS) Prosjektplan (tid) Prosjektkostnader

28 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Andre planer Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan En plan er enten overordnet eller detaljert Vi skal se nærmere på to typer planer: Milepælsplan (tidsplan) Kostnadsplan

29 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Milepæl En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN) En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd Ønsket tilstand Når utredningsrapporten er overlevert… …og godkjent av ledergruppen Kontrollerbar betingelse

30 Milepælsplan og resultatløp
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Milepælsplan og resultatløp Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen Tilrettelegger for parallelle løp Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene Resultatløp A Resultatløp B Resultatløp C B1 C1 C2 A1 A2 B2 B3 B4

31 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Kostnadsplan Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader En kostnadsplan kan først lages når: Milepælplanene er på plass WBS-en er på plass Hva koster et prosjekt? Ressurser (timer brukt) Lokaler Materiell Reiser Alternativkost For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden

32 Prosjektets organisering
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Prosjektets organisering Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon De vanligste rollene i et prosjekt er: Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektmedarbeider Referansegruppe Prosjekt-medarbeider Styringsgruppe Prosjekteier Referansegruppe Prosjektleder

33 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Fase 3: Gjennomføring Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres I dette kurset vil vi se nærmere på: Rapportering Risikostyring Omfangsstyring

34 Rapportering forveksles ofte med oppfølging
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Rapportering forveksles ofte med oppfølging Rapportering handler om å: …gi riktig og vesentlig informasjon …på en strukturert måte …med riktig detaljnivå …til rette mottakere …til rett tid Oppfølging handler om å: …gjøre noe med det som rapporten viser Rapportering krever struktur og ærlighet Oppfølging krever ledelse

35 Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter Gir raskt et bilde av status for prosjektet Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status Grønn Framdrift i henhold til plan Ingen alvorlige eller kritiske risiko identifisert Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffet Gul Mindre avvik fra planen Alvorlige risiko er identifisert Alvorlige issues har oppstått Rød Store avvik fra planen Kritiske risiko er identifisert Kritiske issues har inntruffet

36 Eksempel på risikomatrise og risikologg
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Eksempel på risikomatrise og risikologg Høy 5 1 2 Forrige rapporteringsperiode n 5 1 2 n Denne rapporteringsperiode 2 1 1 Sannsynlighet 2 4 4 3 3 Lav Lav Høy Konsekvens # Beskrivelse Tiltak Ansvarlig 1 2 3

37 Omfangsstyring Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Omfangsstyring Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes

38 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Fase 4: Avslutning Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i I dette kurset vil vi se nærmere på: Læringspunkter Sluttrapport Avslutningsmøte

39 Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Læringspunkter Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme type? Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter? Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne Læringspunkter blir ofte omtalt som Lessons Learned

40 Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Sluttrapport Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager Kan inneholde prosjektets læringspunkter

41 3. Prosjektledelse i praksis
Etablering Planlegging Oppf ø lging Avslutning Gjennomføring Avslutningsmøte Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet

42

43 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

44 I dette kurset har vi sett nærmere på…
4. Oppsummering I dette kurset har vi sett nærmere på… Hva er et prosjekt? Hva er prosjektledelse? Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og avslutning